La lettre recommandée est une typologie d’envoi très utilisée, de par sa sécurité et sa rapidité. Le suivi de la lettre recommandée est également un critère de choix lorsque l’on doit envoyer un courrier important. Si ce service est proposé par la Poste, d’autres prestataires comme MySendingBox le proposent également. Le suivi de lettre recommandée permet aux entreprises envoyant des documents importants à leurs destinataires de suivre l’acheminement de leurs courriers en temps réel, et donc de sécuriser leurs envois.
Primordial pour les entreprises comme les destinataires, le suivi de lettre recommandée en ligne comporte de nombreux bénéfices (information sur la localisation du courrier, protection des documents, etc.). MySendingBox, prestataire spécialisé dans l’envoi de lettres recommandées en masse, promet également de nombreux avantages.
Qu’est-ce que le suivi de lettre recommandée ?
Le suivi de lettre recommandée est un service qui permet de suivre l’acheminement d’une lettre recommandée depuis son dépôt jusqu’à sa distribution au destinataire. Cette option indique en temps réel l’état d’avancement de l’envoi, notamment :
- la date et l’heure de la prise en charge du courrier par le bureau de poste,
- les étapes du traitement du courrier,
- l’identité de la personne qui a réceptionné la lettre.
La lettre recommandée est un document important (convocation à une AG, réclamation, mise en demeure, préavis de démission, etc.).
Pourquoi faire suivre ses lettres recommandées en entreprise ?
Les lettres recommandées suivies sont désormais un usage répandu en entreprise pour les raisons suivantes :
- Cela permet de savoir si le courrier a été perdu : avec le suivi de lettre recommandée, l’entreprise peut s’assurer que les courriers importants ou confidentiels ne sont pas égarés, ce qui pourrait causer des soucis ou des retards dans la gestion de certains dossiers.
- La garantie d’une réponse rapide : la lettre recommandée suivie garantit que le destinataire est informé, et peut prendre les mesures nécessaires en connaissance de cause.
- Cela réduit les risques liés à la confidentialité : le suivi de lettre recommandée implique que les informations confidentielles ne sont pas exposées à des tiers non autorisés.
- Cela allège la charge de travail : en choisissant la lettre recommandée suivie, les collaborateurs d’une équipe accèdent plus facilement aux informations importantes.
Les différentes typologies de suivi d’une lettre recommandée
MySendingBox permet le suivi de lettres recommandées de deux types :
- Le suivi de lettre recommandée avec accusé de réception ou sans accusé de réception
- Le suivi du recommandé électronique, comprenant la lettre recommandée électronique (LRE) et l’Envoi Recommandé Électronique (ERE)
Nous expédions vos documents, et prenons également en charge le suivi de l’acheminement, l’historisation des expéditions, la gestion de l’archivage et la consultation de vos courriers dans votre espace personnel. Grâce à notre plateforme, toutes les lettres envoyées en recommandé respectent un protocole précis jusqu’à la distribution avec preuve de dépôt. Cela offre ainsi un suivi de lettre recommandée avec ar ou sans ar, simple et performant.
À savoir : Confiez-nous vos lettres recommandées: MySendingBox envoie plus de 300 000 recommandés par an !
Comment fonctionne le suivi de lettre recommandée ?
L’acheminement en temps réel fonctionne sur le principe d’un système de suivi automatisé.
Les informations sont régulièrement mises à jour pour permettre aux expéditeurs de connaître le suivi de leur envoi en temps réel. Le tracking de la lettre recommandée suivie offre l’opportunité de savoir lorsqu’elle a été déposée et d’obtenir une preuve de dépôt.
Avec MySendingBox, suivez les étapes de vos lettres recommandées directement depuis la plateforme en ligne, c’est simple et intuitif.
Quels sont les contraintes du suivi de lettres recommandées en interne ?
Faire suivre ses lettres recommandées en entreprise (lien vers courrier entreprise) implique quelques contraintes :
- Le prix en particulier pour les envois possédant une grande valeur.
- La perte de temps à archiver et stocker les preuves de dépôt
- La démarche de se connecter régulièrement au site de la Poste pour suivre son recommandé
- La gestion de l’accusé de réception : scanner et stockage.
MySendingBox : le meilleur suivi de courrier recommandé
Les principaux avantages du suivi de vos lettres recommandées
- MySendingBox propose un suivi de lettre recommandée simple à utiliser et très fiable pour l’envoi de vos lettres recommandées avec ou sans accusé de réception.
- Notre plateforme en ligne propose l’option de reporting des NPAI (« n’habite pas à l’adresse indiquée ») et des PND (« pli non distribué »).
- Un souci dans le suivi de vos lettres recommandées ? Notre plateforme le détecte immédiatement.
- Enfin, profitez d’un accès à l’historique d’envoi et conservez une trace de vos lettres recommandées.
- Perte d’une lettre recommandée suivie ? Notre service de réclamation s’occupe de tout à votre place !
- MySendingBox suit tout le cycle de vie du courrier, de l’envoi à la remise en main propre.
- Les entreprises peuvent suivre leurs envois en temps réel avec en prime une interface conviviale. Les notifications de livraison donnent l’opportunité de s’assurer que les expéditions sont livrées en temps et en heure.
- MySendingBox offre un service de lettre recommandée et de preuve de dépôt pour garantir que les envois sont bien réceptionnés et pris en compte. En cas de litige, il s’agit donc d’une preuve légale en somme.
Les autres avantages
- Un envoi rapide : en effet, si vous avez besoin de faire parvenir un courrier important à un tiers, l’envoi d’une lettre recommandée est en général traité plus rapidement.
- MySendingBox est un atout sécurité : les lettres recommandées sont généralement traitées avec plus de soin que les autres types de courrier, et sont souvent accompagnées d’une assurance en cas de perte ou de dommage. Le suivi de lettre recommandée permet donc de s’assurer que votre courrier est bien pris en charge et traité avec précaution.
- Le respect de la confidentialité : certaines lettres recommandées contiennent des informations sensibles ou confidentielles. Le suivi de lettre recommandée permet de s’assurer que ces informations sont bien livrées à leur destinataire, sans risque de perte ou de divulgation.
Pourquoi utiliser l’envoi recommandé en ligne en entreprises ?
Opter pour l’envoi de lettres recommandées en ligne représente une véritable opportunité pour les entreprises. En effet, elles optimisent leurs processus administratifs et gagnent en efficacité.
- Gain de temps : l’automatisation des envois permet d’éviter les déplacements en bureau de poste.
- Suivi en temps réel : chaque courrier recommandé est tracé depuis son dépôt jusqu’à sa réception.
- Archivage sécurisé : les preuves de dépôt et accusés de réception sont stockés numériquement.
- Économies financières : les solutions digitales permettent de réduire les coûts d’affranchissement et de gestion.
- Flexibilité améliorée : possibilité d’envoyer des courriers recommandés à tout moment, 24h/24 et 7j/7.
Avec MySendingBox, les entreprises bénéficient d’un service performant et conforme aux exigences réglementaires.
Les réglementations encadrant l’envoi recommandé en ligne
L’envoi de lettres recommandées en ligne est encadré par des régulations strictes, garantissant leur validité juridique et leur conformité.
- Règlement eIDAS : assure que la Lettre Recommandée Électronique (LRE) possède la même valeur juridique qu’un courrier recommandé papier.
- Décret 2020-834 : autorise l’utilisation de l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) pour les convocations officielles et les mises en demeure.
- Archivage légal : garantit la conservation des documents envoyés sous forme électronique pour une durée légale définie.
- Confidentialité et sécurité : l’authentification forte et le chiffrement garantissent l’intégrité des données échangées.
Grâce à ces réglementations, les entreprises peuvent désormais expédier leurs courriers recommandés en ligne en toute sérénité, en ayant la garantie de leur recevabilité en cas de litige.
Comment optimiser l’envoi de lettres recommandées en ligne ?
Pour améliorer la gestion des lettres recommandées en ligne et maximiser leur efficacité, voici quelques bonnes pratiques à adopter :
- Automatiser les envois : utiliser une plateforme comme MySendingBox pour planifier et gérer les envois en quelques clics.
- Utiliser des modèles pré-remplis : standardiser les courriers pour gagner du temps et éviter les erreurs.
- Vérifier les informations du destinataire : s’assurer que les coordonnées sont exactes pour éviter les retours.
- Archiver systématiquement : conserver les preuves d’envoi et de réception pour se prémunir contre tout litige.
- Comparer les options d’affranchissement : choisir entre LRE et ERE en fonction du niveau de preuve requis.
En suivant ces recommandations, les entreprises peuvent optimiser leur gestion documentaire et améliorer la traçabilité de leurs courriers recommandés.
Quel avenir pour l’envoi de lettres recommandées en ligne ?
Avec la transformation numérique, l’envoi de courriers recommandés évolue vers des solutions plus rapides et plus intelligentes. Voici quelques tendances qui façonnent l’avenir de ce service :
- Intégration de l’IA : automatisation des envois et analyse prédictive pour optimiser la gestion du courrier.
- Authentification renforcée : l’usage de la biométrie pour sécuriser davantage la réception des lettres recommandées électroniques.
- Dématérialisation complète : réduction progressive des envois papier au profit des envois numériques conformes aux normes légales.
- Accélération des délais : amélioration des infrastructures pour garantir des envois plus rapides et une distribution en temps réel.
Ces évolutions montrent que les entreprises ont tout intérêt à adopter dès aujourd’hui les solutions d’envoi recommandé en ligne afin d’optimiser leur gestion et de rester compétitives.
MySendingBox est une solution de suivi simple et intuitive. Le suivi de lettre recommandée est un service utile pour les entreprises souhaitant surveiller l’acheminement des envois importants en un seul endroit. MySendingBox propose des services de suivi de lettres recommandées fiables et abordables pour toutes les entreprises. Essayer notre solution, c’est l’adopter.
