La Poste et de nombreux prestataires proposent un service de suivi de courrier. Il permet aux entreprises qui envoient des documents et à leurs destinataires de suivre l’acheminement de leurs courriers en temps réel. Essentiel pour les expéditeurs comme les destinataires, voyons en quoi consiste le suivi de courrier en entreprise, ainsi que les avantages de faire appel à MySendingBox pour ce service.

Qu’est-ce que le suivi de courrier ?

Le suivi de courrier est un service proposé par la Poste et certains prestataires de service pour permettre aux expéditeurs et aux destinataires de suivre leur courrier en temps réel par rapport au suivi de la Poste. Il offre la possibilité de connaître l’état de son envoi à tout moment, ainsi que sa localisation. Chez MySendingBox, nous vous proposons le suivi de vos envois unitaires comme de vos envois en masse.

Pourquoi suivre son courrier en entreprise ?

Suivre son courrier en entreprise est important pour plusieurs raisons:

  1. Permet d’anticiper une éventuelle perte de votre courrier : en suivant son courrier, l’entreprise s’assure que les courriers importants ne sont pas perdus, ce qui pourrait causer des problèmes ou des retards dans le traitement des dossiers.
  2. Garantir  la distribution avec la mise à disposition de preuve légale éligible devant un tribunal
  3. Réduire les risques liés à la confidentialité : le suivi du courrier permet de s’assurer que les informations confidentielles ne sont pas exposées à des tiers non autorisés.
  4. Faciliter le travail en équipe : en faisant suivre le courrier, les membres de l’équipe peuvent facilement accéder aux informations pertinentes, cela facilite la communication et la collaboration entre les collaborateurs de l’entreprise.

Quels courriers peuvent être suivis ?

Les utilisateurs peuvent utiliser le suivi de courrier pour suivre tous les types de courriers. Il est particulièrement utile pour les envois de courriers urgents, les lettres et courriers recommandées. MySendingBox, spécialiste du suivi de courrier pour les entreprises, assure le suivi des courriers suivants : 

  • La lettre ou courrier recommandé sans accusé de réception 
  • La lettre ou courrier recommandé avec accusé de réception
  • La lettre recommandée électronique (LRE)
  • L’envoi de recommandé électronique (ERE) 

MySendingBox envoie  vos documents, notre service prend également en charge le suivi de l’acheminement, l’historisation des expéditions, la gestion du stockage et la consultation de vos documents dans votre espace personnel. Grâce à notre plateforme, tous les courriers envoyés en recommandé respectent un protocole précis jusqu’à la distribution. Cela offre ainsi un suivi efficace et pratique.

Quels types d’envoi ne comprennent pas de suivi de courrier ?

Certains types d’envois, tels que les lettres ordinaires, ecoplis, et les petits colis (non gérés dans la solution MySendingBox), ne peuvent pas être suivis. Les preuves de dépôt ne sont possibles que pour les recommandés papier et électronique. Si notre service comprend le suivi de vos lettres recommandées, MySendingBox n’assure pas le suivi en temps réel des envois suivants :

  • Ecopli, 
  • Lettre prioritaire.

Nous offrons la possibilité de vérifier si le pli n’est pas distribué (option Pli Non Distribué).

Comment fonctionne le suivi de courrier en entreprise ?

L’acheminement en temps quasi réel fonctionne grâce à un système de suivi automatisé pour les LRE et ERE.

Les informations sont mises à jour régulièrement pour permettre aux expéditeurs de connaître l’avancement de leur envoi en temps réel. Le tracking du courrier suivi permet de savoir lorsqu’il a été déposé et d’obtenir une preuve de dépôt. 

Quelles sont les inconvénients des suivis de courrier en interne ?

Le suivi de courrier en entreprise peut présenter quelques contraintes : 

  • Le prix parfois élevé, notamment pour les expéditions d’objets de grande valeur.
  • La temps dédié à archiver et stocker les preuves de dépôt reçues
  • L’action répétitive de se connecter au site de la Poste afin suivre l’avancé de son recommandé
  • La gestion de l’accusé de réception pour les archives : scanner et stockage dans un emplacement dédié.

Quels sont les avantages de faire appel à MySendingBox pour son suivi de courrier ?

Parmi les avantages de notre solution :

  •  MySendingBox propose un suivi de courrier facile à utiliser et fiable pour l’envoi de vos courriers recommandés avec ou sans accusé de réception. 
  • Les utilisateurs peuvent suivre leurs envois en temps quasi réel grâce à une interface conviviale. Les notifications de livraison assurent que les expéditions sont livrées à temps.
  • MySendingBox propose un service de lettre recommandée et de preuve de dépôt pour garantir que les envois sont bien reçus et documentés. Il s’agit d’une preuve légale en cas de besoin.
  • Notre plateforme propose un reporting des NPAI (« n’habite pas à l’adresse indiquée ») et PND (« pli non distribué »).
  • Un problème dans l’expédition de vos courriers sortants ? Notre solution le détecte rapidement. 
  • Enfin, vous avez accès à l’historique d’envoi, vous pouvez conserver une trace des envois passés pour des raisons de comptabilité ou de suivi (grâce à l’archivage Corus).
  • Perte d’une lettre ? Notre service de réclamation s’occupe de tout à votre place !

MySendingBox propose une solution de suivi pragmatique et agile pour les gestionnaires de courrier, avec son logiciel de courrier simple d’utilisation.

Le suivi de courrier en ligne est un service utile pour les entreprises cherchant à surveiller l’acheminement de leurs envois. Bien que certains types d’envois ne puissent pas être suivis, MySendingBox propose des services de suivi de courrier fiables et abordables pour toutes les entreprises. Essayez notre solution facilement.