La Poste et de nombreux prestataires proposent un service de suivi de courrier. Il permet aux entreprises qui envoient des documents et à leurs destinataires de suivre l’acheminement de leurs courriers en temps réel. Essentiel pour les expéditeurs comme les destinataires, voyons en quoi consiste le suivi de courrier en entreprise. Et quels sont les avantages de faire appel à MySendingBox pour ce service ?

Qu’est-ce que le suivi de courrier ?

Le suivi de courrier est un service proposé par la Poste et certains prestataires de service pour permettre aux expéditeurs et aux destinataires de suivre leur courrier en temps réel par rapport au suivi de la Poste. Il offre la possibilité de connaître l’état de son envoi à tout moment, ainsi que sa localisation. Chez MySendingBox, nous vous proposons le suivi de vos envois unitaires comme de vos envois en masse.

Pourquoi suivre son courrier en entreprise ?

Suivre son courrier en entreprise est important pour plusieurs raisons :

  1. Permet d’anticiper une éventuelle perte de votre courrier : en suivant son courrier, l’entreprise s’assure que les plis importants ne sont pas perdus. Cela causerait des problèmes ou des retards dans le traitement des dossiers.
  2. Garantir  la distribution avec la mise à disposition de preuve légale éligible devant un tribunal.
  3. Réduire les risques liés à la confidentialité . Le suivi du courrier garantit que les informations sensibles ne sont pas exposées à des tiers non autorisés.
  4. Faciliter le travail en équipe : en faisant suivre le courrier, les membres de l’équipe accèdent facilement aux informations pertinentes. Cela facilite la communication et la collaboration entre les collaborateurs de l’entreprise.

Quels courriers peuvent être suivis ?

Les utilisateurs peuvent utiliser le suivi de courrier pour suivre tous les types de courriers. Il est particulièrement utile pour les envois de courriers urgents, les lettres et courriers recommandées. MySendingBox, spécialiste du suivi de courrier pour les entreprises, assure le suivi des courriers suivants : 

  • La lettre ou courrier recommandé sans accusé de réception ; 
  • La lettre ou courrier recommandé avec accusé de réception ;
  • La lettre recommandée électronique (LRE) ;
  • L’envoi de recommandé électronique (ERE). 

MySendingBox envoie  vos documents, notre service prend également en charge le suivi de l’acheminement, l’historisation des expéditions, la gestion du stockage et la consultation de vos documents dans votre espace personnel. Grâce à notre plateforme, tous les courriers envoyés en recommandé respectent un protocole précis jusqu’à la distribution. Cela offre ainsi un suivi efficace et pratique.

Quels types d’envoi ne comprennent pas de suivi de courrier ?

Certains types d’envois, tels que les lettres ordinaires, ecoplis, et les petits colis (non gérés dans la solution MySendingBox), ne peuvent pas être suivis. Les preuves de dépôt ne sont possibles que pour les recommandés papier et électronique. Si notre service comprend le suivi de vos lettres recommandées, MySendingBox n’assure pas le suivi en temps réel des envois suivants :

  • Ecopli ; 
  • Lettre prioritaire.

Nous offrons la possibilité de vérifier si le pli n’est pas distribué (option Pli Non Distribué).

Fonctionnement du suivi de courrier en entreprise

L’acheminement en temps quasi réel fonctionne grâce à un système de suivi automatisé pour les LRE et ERE.

Les informations sont mises à jour régulièrement pour permettre aux expéditeurs de connaître l’avancement de leur envoi en temps réel. Le tracking du courrier suivi permet de savoir lorsqu’il a été déposé et d’obtenir une preuve de dépôt. 

Les inconvénients des suivis de courrier en interne

Le suivi de courrier en entreprise présente quelques contraintes : 

  • Le prix parfois élevé, notamment pour les expéditions d’objets de grande valeur ;
  • La temps dédié à archiver et stocker les preuves de dépôt reçues ;
  • L’action répétitive de se connecter au site de la Poste afin suivre l’avancé de son recommandé ;
  • La gestion de l’accusé de réception pour les archives : scanner et stockage dans un emplacement dédié.

Comment améliorer la gestion des retours de courriers en entreprise ?

Les retours de courriers non distribués représentent un frein à la performance des entreprises. C’est notamment le cas pour celles qui envoient des documents importants comme des factures, des convocations ou des contrats. Il est donc essentiel de mettre en place des stratégies adaptées pour optimiser la gestion des courriers retournés.

  • Mettre à jour régulièrement les bases de données : éviter les erreurs d’adresse en validant les informations des destinataires ;
  • Utiliser un service de gestion des NPAI : MySendingBox propose un suivi des plis non distribués pour adapter vos prochaines expéditions ;
  • Analyser les causes des retours : comprendre pourquoi certains courriers sont non distribués pour éviter les erreurs récurrentes ;
  • Automatiser le processus de réexpédition : grâce à une plateforme de gestion de courrier, vous pouvez gagner du temps et limiter les erreurs.

Pourquoi intégrer une solution digitale pour le suivi de courrier ?

Avec la transformation numérique, les entreprises recherchent des solutions efficaces pour optimiser leur gestion administrative. Une plateforme digitale comme MySendingBox permet d’automatiser et de centraliser le suivi des courriers envoyés.

  • Gain de temps : élimine la nécessité de suivre manuellement chaque courrier via le site de La Poste ;
  • Optimisation des coûts : réduit les frais liés aux erreurs d’expédition et aux retours non traités ;
  • Traçabilité améliorée : chaque envoi est suivi en temps réel et l’historique est accessible à tout moment ;
  • Archivage automatisé : permet de conserver une trace des envois pour des raisons juridiques et administratives.

Les bonnes pratiques pour optimiser l’expédition de courriers recommandés

Expédier un courrier recommandé demande une certaine rigueur pour garantir la réception et l’acceptation du document par le destinataire. En appliquant certaines bonnes pratiques, les entreprises peuvent optimiser leur gestion des envois recommandés.

  • Choisir le bon type de recommandé : selon l’importance du document, privilégier une LRAR ou une LRE ;
  • Anticiper les délais de livraison : planifier les envois en fonction des échéances légales ou contractuelles ;
  • Vérifier l’adresse avant l’envoi : éviter les erreurs en validant systématiquement les informations des destinataires ;
  • Utiliser une plateforme d’automatisation : un service comme MySendingBox permet d’envoyer des courriers recommandés en ligne sans déplacement.

Quels sont les avantages de faire appel à MySendingBox pour son suivi de courrier ?

Parmi les avantages de notre solution :

  •  MySendingBox propose un suivi de courrier facile à utiliser et fiable pour l’envoi de vos courriers recommandés avec ou sans accusé de réception ; 
  • Les utilisateurs peuvent suivre leurs envois en temps quasi réel grâce à une interface conviviale. Les notifications de livraison assurent que les expéditions sont livrées à temps ;
  • MySendingBox propose un service de lettre recommandée et de preuve de dépôt pour garantir que les envois sont bien reçus et documentés. Il s’agit d’une preuve légale en cas de besoin ;
  • Notre plateforme propose un reporting des NPAI (« n’habite pas à l’adresse indiquée ») et PND (« pli non distribué ») ;
  • Un problème dans l’expédition de vos courriers sortants ? Notre solution le détecte rapidement ; 
  • Enfin, vous avez accès à l’historique d’envoi, vous pouvez conserver une trace des envois passés pour des raisons de comptabilité ou de suivi (grâce à l’archivage Corus) ;
  • Perte d’une lettre ? Notre service de réclamation s’occupe de tout à votre place !

MySendingBox propose une solution de suivi pragmatique et agile pour les gestionnaires de courrier, avec son logiciel de courrier simple d’utilisation.

FAQ : Tout savoir sur le suivi du courrier en entreprise

1. Comment fonctionne le suivi du courrier en entreprise ?

Le suivi du courrier en entreprise repose sur un système de tracking. Il permet aux expéditeurs et aux destinataires de suivre l’acheminement de leurs courriers. Avec MySendingBox, ce suivi est automatisé et mis à jour en temps réel.

  • Un numéro de suivi est attribué à chaque envoi ;
  • Les utilisateurs peuvent consulter l’état de leur envoi via la plateforme MySendingBox ;
  • Pour les lettres recommandées, une preuve de dépôt et un accusé de réception sont fournis.

2. Quels types de courriers peuvent être suivis ?

Le suivi du courrier est particulièrement utile pour les envois sensibles nécessitant une traçabilité :

  • Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ;
  • Lettre recommandée sans accusé de réception ;
  • Lettre Recommandée Électronique (LRE) ;
  • Envoi de Recommandé Électronique (ERE).

Avec MySendingBox, vous bénéficiez d’un suivi optimisé de ces envois, avec un accès à l’historisation des expéditions et au stockage des documents.

3. Quels sont les avantages de suivre son courrier en entreprise ?

Le suivi de courrier en entreprise présente plusieurs bénéfices :

  • Anticiper les pertes : réduction des risques de perte de documents importants ;
  • Obtenir une preuve légale : utile en cas de litige pour prouver l’envoi et la réception ;
  • Améliorer la gestion des courriers : les équipes ont une meilleure visibilité sur les envois en cours ;
  • Assurer la confidentialité : contrôle des documents sensibles envoyés.

4. Quels types d’envois ne comprennent pas de suivi ?

Certaines expéditions ne sont pas éligibles au suivi du courrier, notamment :

  • Lettre prioritaire ;
  • Écopli ;
  • Petits colis sans suivi.

Cependant, MySendingBox permet d’accéder aux options PND (Pli Non Distribué) et NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) pour une meilleure gestion des retours.

5. Pourquoi choisir MySendingBox pour le suivi de courrier ?

MySendingBox propose une solution de suivi du courrier optimisée avec plusieurs avantages :

  • Tracking en temps réel pour un suivi précis de vos envois ;
  • Preuves de dépôt et accusés de réception accessibles depuis votre espace en ligne ;
  • Alertes et notifications pour assurer une réception sans souci ;
  • Gestion des courriers non distribués avec reporting des statuts PND et NPAI ;
  • Service de réclamation en cas de perte d’un document.

Avec MySendingBox, vous disposez d’un service fiable et automatisé pour la gestion et le suivi de vos courriers en entreprise.

Le suivi de courrier en ligne est un service utile pour les entreprises cherchant à surveiller l’acheminement de leurs envois. Bien que certains types d’envois ne puissent pas être suivis, MySendingBox propose des services de suivi de courrier fiables et abordables pour toutes les entreprises. Essayez notre solution facilement.