La gestion du courrier, qu’elle soit électronique via un logiciel courrier, ou manuellement, est une nécessité pour l’ensemble des entreprises. Si l’entreprise ne gère pas bien cette tâche cruciale, elle peut devenir chronophage et coûteuse pour l’ensemble de l’entreprise.
C’est pourquoi, une gestion efficace du courrier est indispensable pour maintenir une organisation fluide et ne pas perdre d’informations. Dans ce contexte, le logiciel de gestion de courrier prend toute son importance. Cet outil, comme MySendingBox, offre une solution centralisée et automatisée pour envoyer et suivre les étapes de traitement des courriers d’une entreprise. Découvrez Découvrez les 5 principaux avantages d’un logiciel courrier.

1. Un gain de temps considérable

L’envoi de courriers, surtout en masse, demande du temps et de l’organisation. Impression, mise sous pli, affranchissement, déplacement en bureau de poste… Autant d’étapes qui allongent le processus.

• Avec un logiciel de gestion de courrier, toutes ces étapes sont automatisées.
• Les courriers sont préparés en ligne et expédiés sans se déplacer.
• Un envoi programmé en quelques clics permet de gagner en productivité.
• La possibilité d’envoyer des lettres recommandées électroniques (LRE) et des envois recommandés électroniques (ERE) sans contrainte.
• Une réduction des tâches répétitives qui alourdissent le travail administratif.

Avec MySendingBox, envoyez vos courriers papiers et électroniques sans sortir de votre bureau !

2. Une réduction des coûts d’envoi

Les frais liés à l’envoi postal (timbres, enveloppes, impression, affranchissement) peuvent rapidement peser sur le budget des entreprises.

• Un logiciel courrier permet de réduire les coûts d’impression et de consommables.
• Il optimise l’envoi des courriers en appliquant des tarifs industriels dès le premier envoi.
• En passant au courrier dématérialisé, les entreprises réalisent jusqu’à 50% d’économies.
• Plus besoin d’investir dans des machines à affranchir coûteuses.
• Réduction des erreurs humaines qui entraînent des coûts supplémentaires (courriers égarés, erreurs d’affranchissement, etc.).

MySendingBox garantit jusqu’à 30% d’économie sur les frais postaux dès le premier envoi.

3. Un suivi en temps réel des envois

Envoyer un courrier est une chose, s’assurer qu’il arrive à bon port en est une autre. Avec un logiciel de gestion de courrier, chaque envoi est tracé avec précision.

• Suivi en temps réel des envois, avec statut de distribution.
• Preuve de dépôt et accusé de réception disponibles en ligne.
• Archivage sécurisé des courriers envoyés pour consultation ultérieure.
• Réduction du risque de perte ou de retard des courriers critiques.
• Notifications automatiques pour alerter de la bonne réception du courrier.

Avec MySendingBox, vous suivez vos courriers et accédez à toutes les preuves de dépôt en un clic.

4. Une intégration simplifiée aux outils de l’entreprise

Un bon logiciel courrier ne fonctionne pas de manière isolée. Il doit s’intégrer facilement aux systèmes existants pour fluidifier les processus.

• Intégration à votre CRM ou ERP via API.
• Automatisation des envois depuis vos logiciels de gestion.
• Paramétrage personnalisé pour optimiser les flux de courriers.
• Possibilité de connecter la gestion du courrier à des outils RH, comptables et juridiques.
• Éviter la ressaisie manuelle des informations, réduisant ainsi les erreurs humaines.

MySendingBox s’intègre à votre environnement de travail pour une gestion du courrier plus efficace.

5. Une sécurité renforcée pour vos courriers

La confidentialité et la protection des documents envoyés sont essentielles, notamment pour les courriers sensibles.

• Chiffrement des données pour garantir leur confidentialité.
• Authentification forte pour sécuriser les accès.
• Archivage conforme aux normes légales en vigueur.
• Respect des réglementations RGPD et eiDAS pour les envois recommandés électroniques.
• Historisation et traçabilité complète des envois pour des audits simplifiés.

MySendingBox respecte les réglementations en matière de protection des données et garantit une transmission sécurisée.

Qu’est-ce qu’un logiciel de courrier ?

Aussi appelé logiciel de gestion de courrier, il désigne un outil dédié aux entreprises, permettant de gérer le courrier entrant et sortant efficacement et de façon structurée. Que cela soit pour envoyer du courrier sous forme de document papier ou au format électronique, le logiciel de courrier offre la possibilité de suivre chaque étape du courrier précisément et en temps réel. En somme, cela rend la tâche moins chronophage et surtout, plus simple.
L’autre caractéristique du logiciel d’envois de courriers est qu’il permet l’envoi de courrier en nombre. En effet, si une entreprise a besoin d’envoyer un modèle de courrier similaire à de nombreuses personnes, le logiciel de gestion de courrier est en mesure de personnaliser les modèles et de les envoyer en masse à la base de données des personnes concernées. Notez également que certains logiciels sont des logiciel de gestion du courrier entrant et sortant.

Zoom sur MySendingBox : logiciel de gestion de courrier sortant, MySendingBox est performant et simple à utiliser ! Nous avons déjà + de 6000 utilisateurs actifs au quotidien !

En quoi consiste la gestion du courrier en ligne ? 

La gestion électronique du courrier par un logiciel, telle que le propose MySendingBox, est une solution moderne et efficace pour gérer l’envoi de courriers électroniques et au format papier. Grâce à un logiciel compétitif comme MySendingBox, chacun des courriers expédiés sont enregistrés, triés et distribués de manière électronique ou au format papier. 

La gestion du courrier en ligne est possible grâce à une plateforme Saas ou une API imbriquée à vos différents outils de bureautique. Cela permet ainsi un suivi en temps réel et une dématérialisation efficace du courrier. Vous l’aurez compris, un logiciel de gestion de vos courriers vous libère de l’impression, de la mise sous pli et de l’affranchissement de vos courriers.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion courrier ? 

• Gestion des courriers entrants : Chez MySendingBox cependant, on se concentre sur une tâche essentielle qui est la gestion du courrier sortant. 
• Un suivi de vos envois : Que ce soit pour le courrier électronique ou papier, le logiciel courrier électronique assure un suivi complet de chaque courrier après son envoi.
• Tableau de bord : grâce à son interface utilisateur intuitive, MySendingBox propose un tableau de bord qui permet aux utilisateurs de suivre le flux de courrier, de surveiller le volume de courrier, et de gérer efficacement les courriers à envoyer. 
• Solution de stockage de vos courriers envoyés : cela permet de garder les modèles de vos courriers et de garder une trace de vos courriers expédiés.
• Intégration au sein de vos autres logiciels grâce à une API permettant de relier vos applications à votre solution d’envoi de courriers et de documents. Ainsi, vous ne quittez pas votre environnement de travail habituel mais profitez de votre logiciel de gestion courrier électronique sans vous en rendre compte.  
• Couplage papier / électronique : par exemple, avec MySendingBox profitez de l’envoi groupé de vos documents de gestion via les deux canaux papier et électronique en même temps.
• Un large choix de type de courrier à envoyer.
• Possibilité de publipostage de vos courriers

Quels types de courriers le logiciel courrier permet-il d’envoyer ? 

Plus spécifiquement avec MySendingBox, il est possible de gérer facilement l’envoi des courriers suivant de façon unitaire ou en masse grâce à notre logiciel courrier : 

• L’écopli : à savoir l’envoi d’un courrier postal sans caractère prioritaire,
• La lettre prioritaire à J+3, 
• Lettre recommandées avec accusé de réception (format papier),
• Lettre recommandée sans accusée de réception (format papier),
• LRE : Lettre recommandée électronique, 
• ERE : Envoi recommandé électronique,

Quels courriers sont particulièrement adaptés aux logiciels de gestion de courrier ? 

N’importe quel courrier peut être envoyé grâce à un logiciel de courrier. Cependant, les courriers suivants sont particulièrement adaptés :

• Résiliation de contrat (ou RIA),
• Mise en demeure, 
• Lettre de recouvrement, 
• Assignation au tribunal,
• Relances,
• Convocations à une AG,
• Appels de fonds,
• Régularisation de charges, etc.

Les avantages de l’utilisation du logiciel de courrier de MySendingBox

Utiliser un logiciel de courrier comme MySendingBox offre de nombreux avantages :  

• Un gain de temps non négligeable : fini les déplacements en bureau de poste et les tâches d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement. 
• Un logiciel adapté à tout type d’entreprises. 
• Un logiciel de courrier 100 % sécurisé : en plus de la certification eiDAS pour les lettres recommandées, tous nos envois sont sécurisés.
• Un logiciel qui fait faire des économies aux entreprises : > > 30% d’économie en moyenne ! Le coût postal est optimisé dès le 1er envoi. Faites également des économies grâce à la réduction des consommables : papier, encre, enveloppe, et arrêt de location de machines à affranchir. 

Vous l’aurez compris, l’utilisation d’une application telle que MySendingBox est une solution pratique et efficace pour la gestion du courrier. Que ce soit pour le courrier papier ou le courrier électronique, MySendingBox est le parfait outil pour optimiser cette tâche administrative chronophage. Découvrez dès maintenant les avantages de MySendingBox en pratique.