En France et en Europe, seulement une entreprise sur deux règle ses factures à temps, laissant un impact profond sur la trésorerie et la capacité d’investissement des autres ? Dans ce contexte difficile, l’optimisation de l’envoi d’une lettre de relance de facture impayée devient primordiale. MySendingBox se présente comme une solution innovante, offrant aux entreprises un moyen simple et efficace de gérer leurs relances pour factures impayées. Découvrez comment !

Le défi de la lettre de relance de facture 

La lettre de relance pour facture impayée joue un rôle vital dans le recouvrement de créances. Les différents services de l’entreprise l’envoient directement ou via une société experte du recouvrement. La lettre de relance agit comme un rappel formel envoyé aux clients ou prestataires concernant les paiements dus. Son objectif est d’obtenir le paiement de la facture dans les meilleurs délais.
La gestion optimale de l’envoi de ces lettres de relance peut grandement influencer la liquidité d’une entreprise et réduire le risque de perte financière. 

À savoir : selon le SAR (Syndicat des acteurs du recouvrement), le montant des créances impayées s’élève à 56 milliards d’euros chaque année. 

Séquence type d’une entreprise lors de l’envoi de lettres de relance d’impayés 

Les lettres de relance d’impayés sont un élément clé de la gestion de la trésorerie pour toute entreprise. Elles permettent de rappeler à un client son obligation de paiement lorsqu’une facture arrive à échéance, et de maintenir une bonne santé financière. La séquence d’envoi de ces lettres est stratégiquement établie pour maximiser les chances de recouvrement tout en préservant la relation client.

Voici les étapes d’envois d’une lettre de relance de facture : 

1. Repérage des comptes clients présentant un retard de paiement ou arrivant à échéance.
2. Envoi d’une relance préventive avant le dépassement du terme.
3. Rédaction et expédition d’une première lettre de relance de facture impayée après le franchissement du délai de paiement, qui peut aussi servir de notification dans le cadre d’une procédure de recouvrement. Cette lettre mentionne le montant de la facture et les intérêts de retard.
4. Expédition d’une seconde lettre de relance si le paiement n’est pas reçu sous deux semaines.

Dans quel cas parle-t-on de procédure de recouvrement ?<

Qu’il s’agisse d’un simple oubli ou d’un mauvais payeur volontaire, lorsqu’une facture atteint son échéance sans paiement, l’entreprise peut d’abord envoyer une première lettre de relance. Celle-ci est souvent suivie d’une mise en demeure si le paiement de la facture n’est toujours pas honoré. Dans certains cas, faire appel à une société de recouvrement devient nécessaire pour entamer une procédure de recouvrement. Cette procédure débute généralement par un recouvrement amiable avant de potentiellement passer au recouvrement judiciaire.

Le choix du canal d’envoi d’une lettre de relance de facture

Envoyer une lettre de relance de facture impayée implique de choisir le meilleur canal pour toucher son créancier. MySendingBox, plateforme d’envoi de courriers, offre une gamme variée de solutions d’expédition pour les lettres de relance. Elles adaptent aux besoins spécifiques de chaque entreprise :

• Courrier papier : idéal lorsque l’email n’est pas une option ou si les relances électroniques n’ont pas abouti.
• Envoi électronique : une solution rapide et économique pour atteindre efficacement les destinataires.

Selon le contexte et les exigences des entreprises, MySendingBox adapte le mode d’envoi :

• Envoi en lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) : fréquemment choisie pour les communications importantes, cette option offre une confirmation d’envoi et de réception, essentielle pour les procédures de recouvrement.
• Lettre recommandée électronique (LRE) : cette option sécurisée permet de transmettre des documents importants tout en bénéficiant de délais réduits. Elle inclut des preuves de dépôt et de réception, rendant cet envoi idéal pour les démarches de relance.
• Envoi recommandé électronique (ERE) : avec MySendingBox, il est possible d’expédier une lettre recommandée numérique directement à un destinataire spécifique, via une plateforme sécurisée. Cette méthode équivaut à l’envoi postal traditionnel sans nécessiter de validation d’identité par le récepteur.
• SMS et email : pour une communication instantanée, simple et directe.

Ces méthodes diversifiées proposées par MySendingBox garantissent une flexibilité maximale dans la gestion des relances de factures. Elles permettent à chaque entreprise de choisir l’option la plus adaptée à ses besoins.

À savoir : il est essentiel d’avoir un modèle de lettre de relance efficace combinant clarté, fermeté et professionnalisme. 

Modèle de lettre de relance pour facture impayée

Relancer un client pour une facture impayée est une étape essentielle dans la gestion de trésorerie d’une entreprise. Une relance bien rédigée permet de rappeler l’échéance tout en maintenant une bonne relation commerciale. Voici un modèle de lettre de relance à utiliser en cas de retard de paiement.

Modèle de lettre de relance – Premier rappel

Objet : Relance de paiement – Facture n°[NUMÉRO DE FACTURE]

[Nom de votre entreprise]
[Adresse de votre entreprise]
[Téléphone] – [Email]

[Nom du client]
[Adresse du client]

Date : [JJ/MM/AAAA]

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le règlement de la facture n°[NUMÉRO DE FACTURE] d’un montant de [MONTANT] €, arrivée à échéance le [DATE D’ÉCHÉANCE].

Nous vous prions de bien vouloir procéder au paiement dans les plus brefs délais afin d’éviter toute pénalité de retard. Vous pouvez effectuer votre règlement par [moyens de paiement acceptés].

Si le paiement a déjà été effectué, veuillez ne pas tenir compte de ce courrier.

Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire.

Dans l’attente de votre règlement, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Nom et fonction du signataire]
[Nom de l’entreprise]

Modèle de lettre de relance – Deuxième rappel

Objet : Deuxième relance – Facture impayée n°[NUMÉRO DE FACTURE]

Madame, Monsieur,

Malgré notre premier rappel du [DATE DU PREMIER RAPPEL], nous constatons que votre facture n°[NUMÉRO DE FACTURE] d’un montant de [MONTANT] € reste impayée.

Nous vous prions de régulariser la situation sous [délai, par exemple 7 jours] afin d’éviter d’éventuelles pénalités ou des mesures de recouvrement.

Nous restons à votre disposition pour toute difficulté éventuelle et vous remercions de nous tenir informés.

Dans l’attente de votre retour rapide, veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

[Nom et fonction du signataire]
[Nom de l’entreprise]

MySendingBox : innovation dans la gestion de relance de facture

Notre solution redéfinit la gestion de la relance de facture, transformant la complexité de ce processus en une opération simple et efficace. Grâce à son caractère innovant, cette plateforme SaaS et API offre les avantages suivants pour les entreprises : 

• Flexibilité et personnalisation : la capacité de personnaliser entièrement le processus de relance offre un gain de temps pour les équipes. Il est possible de créer des scénarios de relance qui correspondent précisément à la politique de recouvrement de l’entreprise.  Cela réduit ainsi le temps passé sur les ajustements manuels et les interventions répétitives.
• Interface intuitive : la facilité d’utilisation minimise les risques d’erreurs humaines.  Vous n’avez qu’à télécharger votre modèle de relance.
• Processus d’automatisation des relances : l’automatisation d’envoi d’emails ou de courriers assure que chaque lettre de relance pour facture impayée est effectuée efficacement, permettant aux équipes de se focaliser sur le suivi des cas plus complexes ou sur l’amélioration des stratégies de recouvrement.
• Suivi en temps réel : cela offre une visibilité complète sur le statut des retards de paiements et permet de prioriser la charge de travail.
• Facilité d’intégration : accessible 24h/24, la plateforme ne nécessite ni installation ni formation spécifique. L’intégration transparente via API avec les logiciels de gestion des contentieux existants (type logiciel de recouvrement ou logiciel de gestion des impayés comme TradeIn) simplifie les opérations quotidiennes comme le fait de relancer des factures impayées. Elle fait économiser un temps précieux pour les équipes et réduit les coûts liés à la formation et à la maintenance.
• Pas besoin d’imprimer les courriers, ni d’effectuer la mise sous pli ou de se déplacer pour les poster.
• Une facturation agile correspondant aux besoins variant des entreprises.

Chaque innovation de MySendingBox est conçue avec un triple objectif :

1. Simplifier la gestion des relances d’impayés
2. Obtenir le paiement des factures
3. Améliorer l’environnement de travail des collaborateurs

L’impact positif de MySendingBox sur le recouvrement de créances

Les entreprises intègrent la solution MySendingBox à leurs logiciels de gestion existants, tels que Finopti, ou optent pour l’installation directe de la plateforme SaaS. Dès sa mise en place, elles observent une nette amélioration de leur taux de recouvrement des créances. Grâce à l’adoption d’une communication multicanale et à l’automatisation des relances, le nombre de factures impayées diminue considérablement.

Témoignage client : une intégration facile et efficace

Nicolas Michel, co-fondateur et CTO d’Axonaut, partage son expérience : 

« Notre utilisation de la solution se fait intégralement via l’API MSB. Concernant son intégration, cela s’est fait de manière plutôt rapide, grâce à des ressources claires et simples d’utilisation. Nos clients sont très friands de ce genre de fonctionnalités. MSB est donc utilisée tous les jours, au sein de notre outil. Il n’y a pas de typologie d’affranchissement particulier, si ce n’est qu’il s’agit généralement de factures, devis, relances d’impayées ou tout autre document commercial ».

Les retards de paiement peuvent gravement affecter la santé financière des entreprises. MySendingBox offre une solution puissante et flexible pour optimiser la gestion des relances de factures impayées. Par son approche innovante, facilitant la personnalisation, l’automatisation, et offrant un suivi précis, la solution aide les entreprises à améliorer leur flux de trésorerie et à réduire le risque financier lié aux impayés.
Ne laissez pas les factures impayées peser sur votre entreprise.

Découvrez comment MySendingBox peut transformer votre processus d’envoi de lettre de relance de facture et soutenir votre croissance ou celle de vos clients.

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