L’envoi de lettres recommandées (numériques ou au format papier) est une obligation légale pour de nombreuses entreprises, notamment pour envoyer des contrats, des réclamations, des résiliations, ou encore des mises en demeure. Toutefois, lorsqu’on multiplie ces tâches, cela peut prendre du temps et peser sur vos charges administratives.
Heureusement, l’envoi de lettres recommandées numériques désigne une alternative simple et rapide pour envoyer des communications électroniques. Dans cet article, nous passerons en revue les différentes options pour envoyer une lettre recommandée numérique, ainsi que les avantages d’utiliser MySendingBox.
Qu’est-ce qu’une lettre recommandée numérique ?
La lettre recommandée numérique est une alternative électronique à l’envoi classique sous format papier de lettres recommandées par la Poste. La lettre recommandée numérique permet d’envoyer une lettre recommandée sans se déplacer en bureau de poste.
L’envoi d’une lettre recommandée numérique s’effectue depuis un ordinateur, via une solution SaaS ou directement depuis ses outils de bureautique grâce à l’installation d’une API courrier. Il s’agit donc d’un envoi de recommandé dématérialisé permettant de favoriser les communications électroniques officielles.
Cette lettre recommandée numérique peut être envoyée avec accusé de réception numérique ou sans accusé de réception, au choix. Le courrier est d’abord distribué par voie numérique.
Quelles sont les différentes solutions d’envois ?
Certaines entreprises se rendent sur le site internet de la Poste pour accéder à l’option lettre recommandée numérique, au lieu de se déplacer en bureau de poste. Davantage ont compris que passer par une plateforme tiers présente de nombreux atouts. En effet, une solution comme MySendingBox permet d’envoyer son courrier unitairement ou en masse simplement et notamment une lettre recommandée par voie numérique.
Quels sont les différents types d’envoi de lettre recommandée en ligne ?
Il existe deux canaux différents permettant d’envoyer des lettres recommandées numériques avec accusé de réception.
La lettre recommandée électronique (LRE) : la lettre recommandée numérique par excellence.
La lettre recommandée électronique (LRE) est une option de plus en plus répandue. Elle permet d’envoyer une lettre recommandée numérique et d’obtenir une preuve de dépôt et un avis de réception. On parle également de lettre recommandée avec accusé de réception numérique. À la différence de la lettre recommandée papier, vous vous déchargez de tout affranchissement et d’’impression.
La lettre est acheminée instantanément au destinataire. Moyen très efficace, il est possible de s’authentifier de manière électronique. Grâce à une double authentification, cela équivaut à une signature papier. Le contenu de ce type de lettre est horodaté et conservé de manière sécurisée, garantissant l’intégrité du document.
Zoom sur la réglementation : depuis janvier 2019, la LRE (Lettre Recommandée Électronique) eIDAS est le parfait équivalent du courrier recommandé avec avis de réception acheminé par voie postale.
L’envoi recommandé électronique (ERE) : une lettre recommandée numérique résolument moderne
L’envoi recommandé électronique (ERE) est une solution plus jeune qui permet l’envoi des courriers recommandés numériques sans avoir à se déplacer en bureau de poste. À la différence de la lettre recommandée électronique (LRE), l’ERE permet d’obtenir une preuve de dépôt sur les deux canaux (émetteur et destinataire) et un suivi en temps réel.
Quel est le tarif d’une lettre recommandée numérique ?
Les tarifs d’une lettre recommandée numérique varient en fonction du pays et du service postal utilisé. Toutefois, en France, le tarif d’une lettre recommandée numérique avec AR.
Avec MySendingBox, voici les tarifs moyens (basés sur notre grille tarifaire de 2023) :
- Pour une lettre recommandée électronique : à partir de 3,49€
- Pour un envoi recommandé électronique : à partir de 2,25€
En utilisant la voie numérique, les entreprises bénéficient d’un coût réellement avantageux allant de 50 et 70% d’économie ! Plus le document envoyé comporte de pages, plus vous économisez.
À savoir : avec MySendingBox, plus vous réalisez d’envois de lettres recommandées numériques et plus le tarif baisse.
Quelles sont les étapes pour envoyer un recommandé numérique ?
Pour envoyer une lettre recommandée numérique, l’entreprise peut suivre les étapes suivantes :
- Connexion à l’espace client du site du prestataire de service en ligne (par exemple, MySendingBox).
- Sélection du type de lettre recommandée en ligne souhaitée (papier ou électronique) et du format (avec ou sans avis de réception).
- Renseignement du formulaire en ligne pour créer et personnaliser la lettre recommandée numérique. Le contenu de la lettre est créé, les fichiers pertinents sont attachés pour les envoyer au destinataire. La lettre est ensuite transmise électroniquement au destinataire, qui reçoit une notification de réception et peut consulter son contenu en ligne.
- Vérification du contenu de la lettre recommandée en ligne
- Programmation de l’envoi de la lettre recommandée numérique pour une date et une heure ultérieures si besoin.
- Réception de la preuve de dépôt pour le suivi de la lettre recommandée en ligne.
Quels sont les différents courriers des lettres recommandées numériques ?
Les lettres recommandées numériques permettent d’envoyer tous types de documents ayant besoin d’une preuve d’envoi et de réception, tout comme une lettre recommandée classique. Voilà quelques exemples :
- Factures et rappels de paiement,
- Contrats et documents juridiques,
- Convocation à une AG,
- Réclamations,
- Demandes administratives et fiscales,
- Avis de résiliation de contrat,
- Mises en demeure,
- Lettres de licenciement ou de démission, etc.
Quels sont les avantages d’utiliser MySendingBox pour envoyer une lettre recommandée numérique ?
MySendingBox est un prestataire de service permettant l’envoi de lettres recommandées numériques. Voici les avantages de passer par notre plateforme :
Les principaux avantages :
- Affranchissement des horaires : vous pouvez l’envoyer à tout moment, 24h/24 et 7j/7, sans avoir à vous déplacer en bureau de poste.
- Gain de temps : l’envoi est simple et rapide. Plus besoin de vous déplacer ni d’attendre dans la queue !
- Programmer votre envoi : vous pouvez programmer l’envoi de votre lettre recommandée par voie numérique à l’avance, en choisissant la date et l’heure idéales.
- Tarifs compétitifs : l’envoi est souvent moins coûteux qu’un envoi en recommandé papier. Également, l’envoi d’une LRE ou d’un ERE est très avantageux si vous souhaitez envoyer un courrier avec de nombreuses pages, pas de différence de prix !
- Suivi de l’envoi : MySendingBox permet de suivre en temps réel et l’acheminement de votre courrier recommandé numérique, tout comme sa distribution.
- le couplage pour les envois en nombre: De plus en plus de clients couplent le papier et l’électronique pour leurs envois de recommandés.
Les autres avantages :
- Preuve de dépôt : l’envoi génère automatiquement une preuve de dépôt sur les deux canaux (papier et électronique).
- Sécurité accrue : la lettre recommandée électronique (LRE) de MySendingBox utilise une double authentification afin de garantir l’identité de l’expéditeur et du destinataire, et un cachet horodaté pour prouver l’intégrité du contenu.
- Une plateforme simple et intuitive. En effet, sans installation et sans engagement, MySendingBox promet en plus une utilisation fluide et sans complexité.
- La numérisation de l’accusé de réception pour votre stockage. Cela génère un vrai gain de temps et évite à l’entreprise de le scanner et le classer. Enfin, l’ensemble de ces pièces légales sont toutes stockées dans votre espace client sur la plateforme.
Faites appel à MySendingBox pour envoyer immédiatement une lettre recommandée numérique et profitez de nombreux avantages en termes de simplicité, de rapidité, de tarifs et aussi de sécurité. Découvrez notre solution et gagnez du temps pour envoyer vos recommandés d’entreprise. Notre service client reste disponible pour toute question !
