L’envoi de lettres recommandées est une nécessité juridique pour les entreprises, pour envoyer des contrats, des réclamations, des résiliations, ou encore des mises en demeure par exemple. Cependant, quand on multiplie ces tâches en nombre, cela prend du temps et pèse sur vos charges administratives. Heureusement, l’envoi de lettres recommandées en ligne peut être une alternative pratique et rapide. Dans cet article, nous allons passer en revue les différentes options pour envoyer une lettre recommandée en ligne, ainsi que les avantages de l’utilisation de MySendingBox.
Qu’est-ce qu’une lettre recommandée en ligne ?
La lettre recommandée en ligne est une alternative à l’envoi traditionnel de lettres recommandées via la Poste. Elle permet d’envoyer une lettre recommandée sans avoir à se déplacer physiquement en bureau de poste. L’envoi d’une lettre recommandée en ligne peut être effectué depuis un ordinateur, avec une simple connexion à internet. Il s’agit donc d’un envoi de recommandé sans vous déplacer.
La lettre recommandée en ligne peut être envoyée avec accusé de réception ou sans accusé de réception, au choix.
L’envoi du document constituant la lettre est effectué par voie électronique. Son impression physique et sa mise sous pli sont ensuite effectuées par un service tiers.
Quelles sont les différentes solutions pour envoyer une lettre recommandée en ligne ?
À défaut de se déplacer en bureau de poste, dans le premier cas, l’entreprise peut gagner du temps et se rendre sur le site de la poste pour envoyer son courrier recommandé. Cette option convient pour les envois à l’unité mais peut devenir fastidieuse pour les envois en masse.
L’autre option consiste à faire appel à un prestataire de service comme MySendingBox. Notre solution en ligne permet aux entreprises d’envoyer des lettres recommandées en ligne sans se déplacer, et même en masse.
Quels sont les différents types d’envoi de lettre recommandée en ligne ?
Il existe deux canaux différents permettant d’envoyer des lettres recommandées en ligne avec accusé de réception ou non.
La lettre recommandée papier avec accusé de réception
La lettre recommandée papier avec accusé de réception est le mode d’envoi classique. Elle permet d’obtenir une preuve de dépôt, ainsi qu’une preuve de réception sous la forme d’un avis de réception signé par le destinataire. Cela peut être très utile dans le cadre d’un litige ou d’une procédure judiciaire.
Il est possible d’envoyer son document en ligne en passant par une plateforme ou un logiciel comme le nôtre. En effet, à la réception du document de type PDF, MySendingBox l’envoie en lettre recommandée classique.
La lettre recommandée papier sans accusé de réception
La lettre recommandée papier sans accusé de réception est également une option mais elle ne permet pas d’obtenir une preuve de réception. Elle est donc moins utilisée que la première option. MySendingBox permet d’envoyer un recommandé papier sans accusé de réception, depuis la plateforme en ligne. Cette option est moins coûteuse du fait de l’absence de preuve de réception.
La lettre recommandée électronique (LRE)
La lettre recommandée électronique (LRE), quant à elle, est une option de plus en plus populaire. Elle offre la possibilité d’envoyer une lettre recommandée en ligne et d’obtenir une preuve d’envoi et de réception. Contrairement à la lettre recommandée papier, il n’y a pas de coût d’affranchissement et d’impression et la lettre est acheminée instantanément.
Moyen très rapide, il est également possible de s’authentifier de manière électronique, ce qui équivaut à une signature papier, grâce à une double authentification. Le contenu de la lettre est horodaté et conservé de manière sécurisée, ce qui garantit l’intégrité du document.
Coup d’œil sur la réglementation : Depuis le 1er janvier 2019, la LRE (Lettre Recommandée Électronique) eIDAS est l’équivalent absolu du courrier recommandé avec avis de réception acheminé par voie postale..
L’envoi recommandé électronique (ERE)
L’envoi recommandé électronique (ERE) est une solution récente permettant d’envoyer des courriers recommandés en ligne sans avoir à se déplacer en bureau de poste. Contrairement à la lettre recommandée électronique (LRE), l’ERE permet de bénéficier d’une preuve de dépôt sur les deux canaux (l’émetteur et le destinataire) ainsi que d’un suivi en temps réel.
Zoom sur la réglementation : L’article 48 du décret 2020-834 du 2 juillet 2020 autorise désormais l’envoi des convocations, des PV d’AG et des mises en demeure par un Envoi Recommandé Électronique qui a la même valeur juridique que la lettre recommandée avec accusé de réception papier (LRAR).
Quel est le tarif d’une lettre recommandée en ligne ?
Les tarifs d’une lettre recommandée en ligne peuvent varier en fonction du pays et du service postal utilisé. Cependant, en France, le tarif d’une lettre recommandée en ligne avec AR ou sans AR varie en fonction du poids de la lettre.
Avec MySendingBox, voici les tarifs moyens (basé sur notre grille tarifaire de 2023) :
- Pour le tarif d’une lettre recommandée en ligne avec AR (courrier d’une page et affranchissement inclus) : entre 7,46 et 7,67€ (selon si vous choisissez du noir et blanc ou de la couleur)
- Pour une lettre recommandée électronique : à partir de 3,49€
- Pour un envoi recommandé électronique : à partir de 2,25€
En passant par la voie électronique, les entreprises bénéficient d’un coût très avantageux : entre 50 et 70% d’économie ! Et plus le document envoyé comporte de pages, plus vous économisez.
À savoir : avec MySendingBox, plus vous réalisez d’envois de courriers recommandés en ligne et plus le tarif baisse.
Quelles sont les étapes pour envoyer un recommandé en ligne ?
Pour envoyer une lettre recommandée en ligne, l’entreprise doit suivre quelques étapes très simples :
- Se connecter au site du prestataire de service en ligne (par exemple, MySendingBox).
- Sélectionner le type de lettre recommandée souhaité (papier ou électronique) et le format (avec ou sans avis de réception).
- Renseigner le formulaire en ligne pour créer et personnaliser la lettre recommandée.
- Vérifier le contenu de la lettre recommandée et s’assurer qu’il est correct.
- Programmer l’envoi de la lettre recommandée pour une date et une heure ultérieures si nécessaire.
- Recevoir la preuve de dépôt de la lettre en main propre et suivre la lettre recommandée en ligne.
De son côté, MySendingBox s’occupe de tout : impression physique, mise sous pli, envoi et vérification du bon suivi et numérisation de l’AR.
À savoir : c’est la Poste qui se charge d’acheminer le courrier et de le remettre en main propre. Si la lettre n’a pu être remise en main propre, un avis de passage est déposé dans la boîte aux lettres.
Lettre recommandée en ligne : quel délai d’acheminement ?
Le délai d’acheminement d’une lettre recommandée en ligne varie selon le canal (électronique ou papier). En effet, une lettre recommandée en ligne papier connaît le même délai d’acheminement qu’une lettre recommandée classique, tandis qu’une lettre recommandée électronique (LRE) ou un envoi recommandée électronique (ERE) arrive instantanément sur la boîte mail du destinataire.
Quels sont les différents contenus des lettres recommandées en ligne ?
Les lettres recommandées en ligne peuvent contenir tous types de documents nécessitant une preuve d’envoi et de réception, au même titre qu’une lettre recommandée classique. Voici quelques exemples :
- Contrats et documents juridiques,
- Factures et rappels de paiement,
- Réclamations,
- Convocation à une AG,
- Demandes administratives et fiscales,
- Avis de résiliation de contrat,
- Mises en demeure,
- Lettres de licenciement ou de démission, etc.
MySendingBox : c’est LA SOLUTION courrier multicanale, sans abonnement et sans engagement.
Quels sont les avantages d’utiliser MySendingBox ?
MySendingBox est un prestataire de service proposant l’envoi de lettres recommandées en ligne. Voici les avantages de passer par notre plateforme :
Les avantages principaux :
- S’affranchir des horaires : vous pouvez envoyer une lettre recommandée en ligne à tout moment, 24h/24 et 7j/7, sans avoir à vous rendre à un bureau de poste.
- Gain de temps : l’envoi d’une lettre recommandée en ligne est rapide et simple. Vous n’avez plus besoin de vous déplacer ni de subir une file d’attente.
- Programmer son envoi : vous pouvez programmer l’envoi de votre lettre recommandée en ligne à l’avance, en choisissant la date et l’heure qui vous conviennent.
- Tarifs avantageux : l’envoi d’une lettre recommandée électronique est souvent moins cher qu’un envoi en recommandé papier. Par ailleurs, l’envoi d’une LRE ou d’un ERE est très avantageux si vous souhaitez envoyer un courrier avec de nombreuses pages, cela ne change rien au prix !
- Suivi de l’envoi : MySendingBox vous permet de suivre en temps réel l’acheminement de votre courrier recommandé en ligne, ainsi que sa distribution.
Les autres avantages :
- Preuve de dépôt : l’envoi d’une lettre recommandée en ligne génère automatiquement une preuve de dépôt sur les deux canaux (papier et électronique).
- Sécurité renforcée : la lettre recommandée électronique de MySendingBox utilise une double authentification pour garantir l’identité de l’expéditeur et du destinataire, ainsi qu’un cachet horodaté pour prouver l’intégrité du contenu.
- Une plateforme pratique et simple. En effet, sans engagement et sans installation, MySendingBox garantit en plus une utilisation fluide et sans complexité.
- La numérisation de l’accusé de réception pour votre archivage. Cela représente un vrai gain de temps et évite à l’entreprise de le scanner et le classer. Par ailleurs, l’ensemble de ces pièces légales sont toutes stockées dans votre espace personnel sur la plateforme
Utiliser MySendingBox pour envoyer une lettre recommandée en ligne présente de nombreux avantages en termes de simplicité, de rapidité, de tarifs et de sécurité. L’essayer c’est l’adopter ! Découvrez notre solution et ne perdez plus de temps à envoyer vos recommandés d’entreprise. Notre service client est disponible pour toute question !
