La gestion du courrier administratif est une activité incontournable pour toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité, impliquant l’impression, la mise sous pli et l’envoi du courrier par le service courrier ou l’administration.
Elle nécessite une organisation rigoureuse pour éviter les retards et les surcoûts. Les contraintes liées au volume de courrier, aux tâches chronophages et à la nécessité d’un suivi précis sont autant de défis à relever au quotidien.
Heureusement, des solutions innovantes telles que MySendingBox offrent une réponse efficace à ces problématiques. Cela permet aux entreprises de simplifier leur gestion du courrier administratif et de gagner en productivité.
Défis de la gestion du courrier administratif
La gestion du courrier administratif sortant représente un défi majeur pour de nombreuses entreprises, soumises à diverses contraintes spécifiques et cherchant des solutions de gestion plus performantes :
- Gestion du volume de courrier : les entreprises confrontées à un flux régulier de courrier sortant peuvent être dépassées par le volume important de documents à traiter et à envoyer. Cette situation engendre des difficultés dans la gestion efficace de l’envoi et de l’expédition des documents, notamment en termes de tri, de traitement du courrier, de mise sous pli et d’affranchissement. Pour remédier à cette problématique, certaines entreprises font appel à des services spécialisés pour l’envoi en masse de courrier, telles que des convocations aux Assemblées Générales, des résiliations de contrat ou des relances impayées.
- Tâches chronophages : la gestion administrative du courrier sortant requiert des processus chronophages et difficilement quantifiables, impactant les dépenses des services courriers voire les services annexes tels que les ressources humaines ou pour les secrétaires administratifs. La maîtrise de ces charges administratives nécessite la mise en place de processus rapides et agiles pour trier, traiter, mettre sous pli et envoyer les documents. Par ailleurs, se rendre au bureau de poste chaque jour est une perte de temps supplémentaire.
- Suivi du courrier : les entreprises doivent assurer le suivi précis de l’envoi du courrier, depuis son dépôt jusqu’à sa livraison, afin de garantir son envoi dans les délais impartis. Pour cela, des outils adaptés en interne sont nécessaires pour faciliter l’historisation des documents et assurer une traçabilité complète des envois.
- Structure de coûts : la gestion du courrier administratif en interne implique des investissements conséquents dans des équipements tels que des machines à affranchir, avec toutes les contraintes de maintenance associées. De plus, la gestion d’un stock de fournitures conséquent (papier, enveloppes, encre, etc.) représente un coût supplémentaire non négligeable pour les entreprises.
Optimisation de la gestion administrative du courrier
Les avantages de la solution de gestion MySendingBox sont multiples et permettent de réaliser la gestion administrative du courrier de manière efficace :
- Suivi des documents envoyés : grâce à MySendingBox, il est possible de suivre l’acheminement des documents envoyés, assurant ainsi une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les envois.
- Relance des contrats, devis et factures : la plateforme propose également des fonctionnalités permettant de faciliter la relance des contrats, devis et factures, contribuant ainsi à améliorer la gestion financière de l’entreprise.
À savoir : MySendingBox a bien des savoir-faire mais ne propose pas la gestion du courrier entrant mais bien une gestion du courrier sortant efficace et un grand volume de courriers.
Gestion de courrier administratif : à l’unité ou en nombre
Si MySendingBox ne permet pas la gestion de courrier entrant, le logiciel de gestion assure la gestion de votre courrier sortant de manière rapide, efficace et professionnelle, que ce soit en gros volume ou de façon unitaire.
Parmi les fonctionnalités proposées :
- Envoi de courrier papier sortant à l’unité : MySendingBox permet l’envoi unitaire de courrier papier, que ce soit par lettre simple ou recommandée, avec ou sans accusé de réception. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et d’optimiser les coûts liés à l’envoi de courrier.
- Envoi de courrier papier en nombre : la solution offre également la possibilité d’envoyer des documents personnalisés par voie postale à une liste de destinataires, de manière rapide et efficace. Il suffit d’avoir un modèle de courrier et une liste de destinataires au format CSV pour créer une campagne en quelques étapes simples. Et hop, vos courriers sont rapidement dans la boîte aux lettres de vos clients sans passer par la case bureau de poste !
MySendingBox propose une gestion du courrier sortant en gros volume personnalisée grâce au publipostage courrier, ainsi que des services d’envoi de courriers recommandés sortants via une gestion électronique des documents. En partenariat avec Corus, spécialisé dans la production de courriers sortants, MySendingBox assure l’impression et l’expédition sécurisée des documents et de gros volumes de courriers.
Diversité des envois de courrier électronique sortant
MySendingBox offre plusieurs options pour l’envoi de courrier électronique sortant :
- Lettre Recommandée Électronique (LRE) : la LRE a une valeur juridique similaire à la lettre recommandée par courrier postal, tout en offrant un envoi électronique rapide et sécurisé.
- Envoi Recommandé Électronique (ERE) : idéal pour les envois en gros volume ou unitaires de contrats, factures et autres documents importants, l’ERE est une solution électronique privilégiée pour les entreprises.
- Envoi par email : MySendingBox permet également l’envoi de courrier électronique depuis la boîte de réception, avec la possibilité d’ajouter des images et des documents complémentaires à de nombreux destinataires à moindre coût.
La solution de MySendingBox offre également une solution de couplage d’envoi de courrier administratif papier et électronique, permettant aux entreprises une meilleure gestion administrative, de gagner du temps et d’optimiser leur processus d’envoi de courrier.
Elygestion : un gain de temps sur sa gestion de courrier juridique
Elygestion, fidèle client de MySendingBox, n’a pas hésité à partager son avis sur la solution : « La place de MySendingBox est stratégique puisqu’elle nous permet d’externaliser et de digitaliser l’expédition des documents juridiquement importants, tels que des convocations d’AG […]
L’objectif était de mettre en place une solution souple permettant aux collaborateurs (notamment les assistants administratifs) et de gagner du temps.
Auparavant, toutes ces tâches administratives chronophages et sans valeur ajoutée étaient faites en interne. L’idée était également de permettre aux clients qui le souhaitent de recevoir leurs courriers en recommandés au format électronique (ERE), et non plus uniquement au format papier (LRAR). »
Grâce à MySendingBox, gagnez du temps en externalisant la gestion de votre courrier sortant et bénéficiez de gains significatifs en termes d’efficacité et de coûts. Demandez dès maintenant une démo de notre solution pour découvrir comment MySendingBox peut améliorer la gestion de votre courrier administratif !
FAQ : Tout savoir sur la gestion du courrier administratif
La gestion du courrier administratif est un enjeu clé pour les entreprises et les administrations. Entre la réception, le tri, le suivi et l’archivage, il est essentiel de mettre en place une organisation efficace pour optimiser le traitement des documents. Découvrez dans cette FAQ tout ce qu’il faut savoir sur l’automatisation du courrier, les outils de gestion, la digitalisation et les bonnes pratiques pour une gestion administrative performante.
1. Qu’est-ce que la gestion du courrier administratif et pourquoi est-elle essentielle ?
La gestion du courrier administratif regroupe l’ensemble des processus permettant de traiter efficacement les courriers entrants et sortants d’une entreprise ou d’une organisation. Cela inclut :
- La réception et le tri des courriers (physiques et numériques).
- L’acheminement vers les services concernés.
- Le suivi des correspondances et des documents envoyés.
- L’archivage des courriers pour un accès simplifié et sécurisé.
Une gestion optimisée garantit un gain de temps, réduit le risque de perte d’informations et améliore la réactivité face aux demandes internes et externes.
2. Comment automatiser la gestion du courrier administratif ?
L’automatisation du courrier administratif permet de rationaliser les tâches répétitives et de fluidifier le traitement des documents. Pour y parvenir, plusieurs solutions existent :
- Utilisation d’un logiciel de gestion du courrier : des outils comme MySendingBox permettent d’automatiser la réception, l’envoi et le suivi des courriers.
- Mise en place d’un système de numérisation : le courrier papier est converti en format numérique pour un archivage et un traitement plus rapide.
- Intégration d’une solution de workflow : cela permet d’assigner automatiquement les courriers aux bons services et d’assurer un suivi efficace.
- Couplage avec un CRM ou ERP : pour centraliser les échanges et éviter les doublons dans la gestion des documents administratifs.
L’automatisation offre un véritable confort opérationnel et réduit les erreurs humaines.
3. Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion du courrier ?
Un logiciel de gestion du courrier administratif, comme MySendingBox, permet de :
- Optimiser le suivi des envois et réceptions avec un tableau de bord en temps réel.
- Numériser et archiver les documents pour un accès rapide et sécurisé.
- Automatiser les relances et notifications pour ne manquer aucun courrier important.
- Réduire les coûts postaux en privilégiant des solutions dématérialisées comme la lettre recommandée électronique (LRE).
- Faciliter le travail collaboratif en intégrant la gestion du courrier aux outils existants (ERP, CRM, GED).
Grâce à ces fonctionnalités, les entreprises gagnent en efficacité et en productivité.
4. Comment gérer efficacement le courrier entrant et sortant ?
Une bonne gestion du courrier repose sur plusieurs étapes clés.
Gestion du courrier entrant
- Centraliser la réception des courriers (physiques et électroniques).
- Trier et prioriser selon l’urgence et l’importance du document.
- Numériser les courriers papier pour une meilleure traçabilité.
- Distribuer les courriers aux services concernés via une plateforme dédiée.
Gestion du courrier sortant
- Automatiser l’envoi des courriers (email, lettre recommandée électronique, envoi postal).
- Utiliser un outil de suivi pour s’assurer de la bonne réception.
- Conserver une preuve d’envoi, notamment pour les documents officiels.
- Prévoir des relances automatiques en cas d’absence de réponse.
L’usage d’une solution multicanale comme MySendingBox permet de gérer à la fois le courrier papier et électronique, pour une gestion administrative plus fluide.
5. Pourquoi digitaliser la gestion du courrier administratif ?
La digitalisation du courrier administratif offre plusieurs avantages majeurs :
- Gain de temps : traitement rapide et automatisé des documents.
- Réduction des coûts : moins d’impression, d’affranchissement et de stockage physique.
- Sécurité améliorée : accès contrôlé aux documents et conformité avec les réglementations en vigueur (RGPD, eiDAS).
- Accessibilité facilitée : accès aux courriers en quelques clics, même à distance.
- Meilleure traçabilité : suivi détaillé des envois et des réceptions.
Avec une solution comme MySendingBox, la transition vers une gestion numérique du courrier devient simple et efficace.
