La gestion du courrier est une activité nécessaire pour toute entreprise. Si sa prise en charge efficace permet d’améliorer la communication interne et externe, et présente un enjeu administratif et fondamental pour une entreprise (notamment en termes de gestion des factures, des relances, etc.) cela représente une tâche chronophage. Une mauvaise gestion de cette activité peut faire perdre de précieuses informations mais aussi du temps, c’est pourquoi il est essentiel d’avoir une excellente gestion de son volume de courriers.
Heureusement, des applications (ou logiciel de gestion de courrier) émergent sur le marché, permettant une gestion administrative du courrier optimisée. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le traitement du courrier en entreprise, et les nombreux avantages d’un logiciel de gestion comme MySendingBox pour votre transformation numérique.
Qu’est-ce que la gestion administrative du courrier ?
Elle désigne toute l’organisation autour du traitement du courrier entrant et sortant. Dans le cas du courrier sortant, il peut être au format papier ou au format électronique. Dans tous les cas, le courrier nécessite d’être correctement adressé et envoyé dans les temps, que cela soit une réclamation, une convocation à une AG ou encore l’envoi de factures.
La traitement du courrier sortant porte également sur l’archivage et la conservation des courriers en général. Cette tâche demande un temps considérable.
En somme, gérer le courrier entrant nécessite un processus documentaire efficace comprenant parfois de longs délais de traitement. Qu’il s’agisse de courriers papier ou de gestion électronique de documents, chaque courrier doit être répertorié, trié et adressé à la personne concernée.
Gestion électronique du courrier
La gestion électronique du courrier est une solution moderne permettant au service en charge du courrier de le traiter et de le suivre de manière électronique. Elle offre une dématérialisation du courrier sortant. Cela augmente ainsi l’efficacité et réduit les tâches administratives liées à la gestion du courrier. Par exemple, on peut définir la gestion électronique du courrier sous le prisme d’un logiciel d’envoi comme MySendingBox.
Qui est en charge du courrier en entreprise ?
Dans les entreprises de grande taille voire de taille moyenne, c’est le service courrier qui est chargé du traitement des courriers. Le courrier peut également être géré par département spécifique ou différents types d’organisation, tel que le service de la gestion documentaire ou le service administratif, le personnel administratif ou encore les assistants administratifs ou assistants privés.
Les personnes en charge du courrier assurent le suivi de chaque étape du traitement du courrier, qu’il s’agisse du courrier entrant, du courrier sortant, ou même du courrier électronique. Dans les entreprises de petite taille, les secrétaires ou assistantes se chargent de gérer le courrier.
Quelle est l’organisation idéale pour le traitement de votre courrier ?
Généralement, le service courrier s’organise autour du volume de courrier à gérer et à envoyer. Cela inclut :
- les lettres recommandées avec AR ou lettres recommandées sans AR,
- Les ecopli,
- Les lettres prioritaires,
- Les courriers électroniques comme le LRE (lettre recommandée électronique) ou l’ERE (envoi recommandé électronique)
Les types de documents envoyés sont :
- Convocations à une AG (par exemple AG de copropriétaires),
- Relances et réclamation,
- Les courriers de gestion (factures, relevés de comptes, relances),
- Les documents administratifs (ressources humaines, contentieux),
- Les courriers de marketing et communication (publipostage)com/marketing.
Ce service s’occupe également de la gestion des courriers administratifs, souvent volumineux, et nécessitant une attention toute particulière. Par ailleurs, outre l’impression, la mise sous pli et l’envoi, la gestion du courrier comprend la réception du courrier entrant, le tri, et la distribution de celui-ci.
Comment optimiser sa gestion de courrier en ligne ?
Vous rêvez de trouver un moyen d’accélérer le traitement et d’optimiser la gestion de votre courrier ? Un moyen efficace a fait son entrée sur le marché : l’application de gestion de courrier, aussi appelé logiciel de gestion des courriers.
Avec MySendingBox, vous gérez efficacement le processus de gestion interne de vos flux de courriers et allège ces tâches administratives sans valeur ajoutées. Ce type de plateforme de gestion de courrier au format papier ou au format électronique offre un tableau de bord en temps réel, permettant d’envoyer des courriers en ligne, et suivre le flux de courrier.
Quels sont les avantages de l’externalisation de la gestion du courrier avec MySendingBox ?
Un logiciel de gestion, tel que MySendingBox permettant l’externalisation de courrier, offre de nombreux avantages :
- Gain de temps : plus besoin de se déplacer en bureau de poste ou de passer un temps conséquent à imprimer, mettre sous pli et à affranchir le volume de courriers de l’entreprise. Par ailleurs, l’application permet un suivi de vos envoies en temps réel, cela fait également gagner du temps.
- Envoi du courrier en masse : En effet, MySendingBox permet d’envoyer un large flux de courriers de façon automatique, que cela soit au un document papier ou électronique. Le logiciel de courrier est conçu pour s’adapter aux volumes de chaque entreprise, garantissant ainsi une prise en charge optimale.
- Une plateforme simple et intuitive pour une tâche administrative qui s’apparente à un jeu d’enfant ! Le tableau de bord du logiciel MySendingBox est facile à prendre en main.
- La possibilité d’intégrer la gestion de vos courriers directement à vos applications (comme le CRM par exemple) grâce à l’API d’envoi de courriers de MySendingBox.
- Réduction des risques opérationnels : plus d’erreurs d’oubli ou de perte de courrier.
- Une multitude d’envoi de courriers : lettres recommandées, ERE, LRE, courrier postal unitaire, ou encore couplage papier/ électronique.
- Gestion électronique du courrier (GEC) : cela offre une transition en douceur entre les courriers simples et les courriers électroniques.
- Possibilité de mettre en place une solution d’archivage simplifié du courrier
Concentrez-vous sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutées confiez la gestion de courrier électronique aux équipes MySendingBox ! Notre logiciel assure un gain de temps sans précédent et libère le service courrier pour des tâches plus intéressantes !
