L’envoi recommandé électronique (ERE) est désormais une option privilégiée pour les documents importants ou légaux. Moins onéreuse, c’est grâce à cette pratique que les utilisateurs peuvent envoyer des recommandés électroniques qualifiés avec facilité et sécurité. L‘envoi recommandé électronique offre alors une alternative plus pratique et rapide que le format papier traditionnel. Découvrez sans plus tarder comment envoyer un courrier électronique recommandé tel que l’ERE et ses nombreux avantages avec MySendingBox.
Qu’est-ce qu’un envoi recommandé électronique ?
Un envoi recommandé électronique est un service qui permet d’envoyer une lettre recommandée électronique à un destinataire spécifique via une plateforme en ligne sécurisée comme MySendingBox. Cette solution d’envoi de lettres numériques est le parfait équivalent du courrier postal au format papier. Il ne nécessite pas de vérification d‘identité forte du destinataire, mais une authentification par code OPT, mail ou bien SMS.
Présentant des avantages supérieurs au courrier dans la mesure où c’est un envoi tracé, il se situe entre l’email et le recommandé traditionnel. Il est régulièrement utilisé pour les convocations à des AG, ou encore des mises en demeure.
À savoir : L’article 48 du décret 2020-834 du 2 juillet 2020 autorise pour les convocations, les PV d’AG et les mises en demeure l’envoi par ERE avec le même cadre juridique que la lettre recommandée avec accusé de réception papier. Dans ce cas, l’ERE détient la même valeur que la Lettre Recommandée Electronique. Pour plus d’information, consultez l‘article de l’ANSSI.
Quelles sont les différentes solutions pour envoyer une lettre recommandée électronique ?
Il existe plusieurs solutions pour envoyer un courrier recommandé électronique comme l’envoi recommandé électronique ERE. Parmi elles, on retrouve des prestataires de services tels que MySendingBox. Nous offrons une interface conviviale qui permet de gérer simplement vos envois recommandés électroniques. Notre plateforme propose différentes fonctionnalités, telles que l’envoi recommandé électronique avec accusé de réception pour garantir une preuve de dépôt.
Quelles différences entre l’envoi recommandé électronique et la lettre recommandée électronique ?
L’ERE est aussi soumis au réglement eiDAS (qualifiée par l’ANSSI), mais à la différence de la lettre recommandée électronique, elle ne nécessite pas une double authentification (on parle de LRE eIDAS ou LRE qualifiée).
Par ailleurs, le recommandé électronique est plus économique que la lettre recommandée électronique, même s’il détient une valeur légale reconnue pour certains courriers. C’est pourquoi certains organismes comme les syndics utilisent l’ERE plutôt que la LRE, car ils ne sont pas toujours dans l’obligation d’envoyer des documents via recommandé au format papier.
Comment envoyer un courrier électronique recommandé ?
Vous vous demandez comment faire un courrier électronique recommandé tel que l’ERE ? C’est simple !
1 – Créer un compte utilisateur
2 – Se connecter sur le site internet MySendingBox
3 – Télécharger les documents à intégrer au recommandé électronique et ses éventuelles annexes.
4 – Choisir l’option envoi recommandé électronique (ERE)
5 – Remplir et vérifier les informations nécessaires, à savoir les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire.
6 – Programmer l’envoi pour une date et une heure ultérieures si nécessaire.
7 – Récupérer la preuve de dépôt et l’accusé de réception.
Combien de temps pour ce type d’envoi ?
Envoyer une lettre recommandée par voie électronique telle que l’ERE est plus que rapide, c’est instantané ! En effet, dès lors que l’utilisateur clique sur « envoyer » le courrier arrive quasi instantanément dans la boîte mail de son destinataire, peu importe où il se situe dans le monde.
Les enjeux des entreprises face à l’envoi de documents importants
Dans un environnement professionnel où les échanges de documents légaux et sensibles sont fréquents, les entreprises sont confrontées à plusieurs enjeux. La rapidité, la traçabilité et la sécurité des envois sont fondamentales pour garantir une gestion performante des communications administratives.
Les contraintes des envois postaux classiques
Le recours aux envois postaux traditionnels présente plusieurs inconvénients qui ralentissent les processus internes des entreprises :
- Délais d’acheminement plus longs, pouvant impacter des procédures urgentes.
- Coûts élevés liés à l’affranchissement, l’impression et la gestion des documents.
- Risque de perte ou de retard des documents envoyés.
Pourquoi l’envoi recommandé électronique est-il la solution idéale ?
Grâce à l’envoi recommandé électronique, les entreprises gagnent en efficacité et optimisent leurs échanges en toute sécurité.
- Envoi instantané et suivi en temps réel.
- Réduction significative des coûts opérationnels.
- Archivage sécurisé des preuves de dépôt et d’accusé de réception.
Les obligations légales et la valeur juridique de l’ERE
De nombreuses entreprises doivent se conformer à des obligations légales strictes en matière d’envoi de documents sensibles. L’envoi recommandé électronique est une alternative conforme aux exigences réglementaires.
Un cadre légal encadré par le règlement eIDAS
L’envoi recommandé électronique (ERE) répond aux exigences du règlement européen eIDAS, garantissant sa reconnaissance légale dans toute l’Union Européenne :
- Garantit l’intégrité et la traçabilité des documents envoyés.
- Apporte une preuve légale d’envoi et de réception.
- Conforme aux exigences juridiques pour les entreprises et les administrations.
Quels types de documents nécessitent un ERE ?
L’ERE est particulièrement adapté pour l’envoi de documents nécessitant une preuve de dépôt et de réception.
- Convocations et procès-verbaux d’assemblées générales.
- Résiliations de contrats et mises en demeure.
- Documents administratifs et courriers juridiques.
Les bénéfices concrets pour les entreprises
L’adoption de l’envoi recommandé électronique apporte des avantages concrets aux entreprises, qu’elles soient petites ou grandes.
Un gain de temps et de productivité
Les processus internes sont optimisés, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée :
- Plus besoin de se déplacer en bureau de poste.
- Envoi de courriers en quelques clics.
- Archivage et suivi automatisés.
Une réduction des coûts opérationnels
En supprimant les frais liés à l’impression, l’affranchissement et la logistique, l’ERE permet aux entreprises de réaliser des économies substantielles :
- Suppression des coûts d’impression et de papier.
- Réduction des frais d’affranchissement.
- Archivage numérique évitant les frais de stockage.
Pourquoi MySendingBox est la solution idéale ?
MySendingBox propose une solution complète pour l’envoi recommandé électronique, garantissant rapidité, sécurité et conformité juridique.
Une interface intuitive et simple d’utilisation
Notre plateforme permet une gestion fluide et efficace des envois recommandés électroniques.
- Création et envoi en quelques clics.
- Stockage et archivage des preuves d’envoi.
- Support client disponible pour accompagner les utilisateurs.
Une sécurité optimale pour vos documents
MySendingBox assure une protection maximale des documents envoyés grâce à un chiffrement avancé et des systèmes de sécurité renforcés :
- Authentification sécurisée des expéditeurs et destinataires.
- Chiffrement des données pour garantir la confidentialité.
- Conformité aux normes européennes et internationales.
L’envoi recommandé électronique – ERE reste l’option de courrier recommandé électronique au meilleur rapport qualité prix si l’on souhaite envoyer des documents importants sans se déplacer. Des prestataires de service comme MySendingBox permettent l’envoi de recommandés électroniques en masse et en seulement quelques minutes. Essayez notre solution sans plus tarder !
