Le courrier recommandé avec ou sans accusé de réception, aussi nommée lettre recommandée avec (LRAR) ou sans accusé de réception (LR), permet de suivre l’envoi de vos courriers émis par une preuve juridique de dépôt et de réception.
Lors de l’envoi d’un courrier recommandé, l’expéditeur reçoit un accusé de réception signé prouvant que le destinataire a bien reçu le courrier main propre. Le courrier recommandé offre également une assurance en cas de perte ou de vol, ainsi qu’une traçabilité de l’envoi.
Explorons les différentes options de courrier recommandé disponibles, ainsi que les solutions proposées par MySendingBox pour suivre vos courriers sortants.
Quels sont les différents courriers recommandés ?
Il existe différents types de recommandés, en fonction du canal de distribution :
Le courrier recommandé papier :
Nous distinguerons deux types de lettres recommandées papiers :
- Le courrier ou lettre recommandé avec AR (LRAR)
- Le courrier ou lettre recommandé sans AR (LR)
Le courrier recommandé papier est également appelé Lettre Recommandée. Il peut être avec (LRAR) ou sans accusé de réception (LR). Le choix dépend de la volonté du client d’avoir ou non un accusé de réception signé par le destinataire.
Prendre en charge l’envoi de ce type de courrier nécessite de se rendre à un bureau de poste pour l’envoi et la remise en main propre du courrier au destinataire par les services postaux. La remise en main propre permet de s’assurer que le destinataire a bien reçu le courrier. Lors de l’envoi, une preuve de dépôt est délivrée, prouvant que le courrier a été envoyé.
Ensuite, un avis de réception est laissé au destinataire, prouvant que le courrier a bien été reçu. En cas d’absence du destinataire lors de la première tentative de livraison, un avis de passage est déposé dans la boîte aux lettres, permettant au destinataire de récupérer le courrier à la poste. Le client peut opérer un suivi du courrier recommandé.
Le courrier recommandé électronique :
Nous distinguerons deux types de lettres recommandées électroniques :
- La Lettre Recommandée électronique (LRE) certifiée eIDAS
- L’Envoi Recommandé Électronique Simple (ERE) certifié eIDAS
La lettre recommandée électronique (LRE) et l’envoi recommandé électronique (ERE) sont des moyens de communication dématérialisés, sécurisés et pratiques pour envoyer des documents importants. Ils permettent d’envoyer des lettres recommandées de manière électronique, ce qui évite le coût et le temps associés à l’envoi par courrier traditionnel.
La lettre recommandée électronique (LRE)
Elle est principalement utilisée pour envoyer des documents officiels comme des contrats, des notifications légales, des avis de résiliation, des lettres de relance, etc. Elle est considérée comme un moyen de communication officiel et a une valeur juridique équivalente à celle de la lettre recommandée traditionnelle.
L’envoi recommandé électronique (ERE)
Il est fréquemment utilisé pour envoyer des documents commerciaux tels que des factures, des devis, etc. Contrairement à la lettre recommandée électronique, l’envoi recommandé électronique n’a pas de valeur juridique équivalente à celle de la lettre recommandée traditionnelle (sauf pour les Convocations et PV AG pour lesquels son caractère juridique est reconnu).
Zoom sur le règlement EiDAS :
l’eIDAS est un cadre juridique européen garantissant la sécurité et la validité juridique de la signature électronique de la lettre recommandée électronique. Grâce à la certification EiDAS, les destinataires de ces documents s’assurent que les signatures électroniques sont authentiques et que les documents ont été envoyés de manière sécurisée.
Envoyer un courrier recommandé en ligne
L’envoi d’une lettre recommandé papier en ligne
Envoyer un recommandé avec accusé de réception du courrier nécessite généralement le déplacement en bureau de poste. La Poste délivre ensuite une preuve de dépôt, puis un accusé de réception est envoyé à l’entreprise pour preuve légale. En cas d’absence du destinataire lors de la première tentative de livraison, un avis de passage est déposé dans la boîte aux lettres.
Afin de ne plus avoir à gérer cette tâche chronophage, vous pouvez confier la logistique de l’envoi de vos courriers papiers en externe sans avoir besoin de vous déplacer à la Poste.
Lettre et envoi recommandé électronique
L’envoi d’un courrier recommandé électronique se fait également en utilisant une plateforme de courrier en ligne comme MySendingBox. Le courrier est envoyé par email au destinataire, qui doit ensuite le télécharger et le signer électroniquement pour prouver qu’il a bien été reçu. Une double authentification est demandée lors de l’ouverture du recommandé, à défaut de pouvoir présenter sa carte d’identité ou de remettre la lettre en main propre.
Quel est le tarif d’un courrier recommandé ?
Le tarif d’un courrier recommandé dépend de plusieurs facteurs tels que le poids de la lettre ou du colis, le pays de destination et du niveau de garantie retenu (R1, R2, R3).
En France, pour un courrier national standard R1 jusqu’à 50g, le prix du recommandé est de 5,05 € en 2023. Pour un envoi en recommandé international, les tarifs varient en fonction du pays de destination et du poids de l’envoi. Ces tarifs sont sujets à changement et peuvent varier en fonction des politiques tarifaires de l’opérateur postal de votre pays.
Quels types de courriers envoyer en recommandé ?
Tous types de courriers qui nécessitent une preuve d’envoi et de réception peuvent être envoyés en recommandé, pour des raisons légales ou de suivi. Voici quelques exemples de courriers à envoyer en recommandé :
- Les lettres de résiliation de contrat : lors de la résiliation d’un contrat, la preuve de réception du contrat est une obligation juridique qui doit être apportée par l’entreprise.
- Les lettres de mise en demeure lorsque vous souhaitez réclamer un paiement ou une restitution.
- Les convocations et procès verbal d’Assemblée Générale pour les copropriétés.
- Les lettres adressées à un service d’administration : lorsqu’il s’agit d’une demande ou d’une réclamation adressée à une administration, une preuve d’envoi et de réception est requise.
- Les envois de documents confidentiels ou sensibles : pour assurer la confidentialité et la sécurité des informations transmises.
Quelles sont les meilleures solutions pour envoyer des courriers recommandés ?
MySendingBox est une solution professionnelle pour envoyer des courriers recommandés en masse ou en unitaire et pour archiver les preuves de dépôt et l’historique des envois. La plateforme en ligne permet :
- De programmer votre envoi de courriers recommandés électroniques en quelques clics ou des courriers recommandés avec accusé de réception papier.
- De délivrer instantanément le courrier (en cas d’envoi électronique),
- D’obtenir automatiquement une preuve de dépôt et un accusé de réception sans avoir à se déplacer à la poste.
- MySendingBox propose également des options de suivi et de relance en cas de non-réponse du destinataire.
Notre plateforme web d’envoi de courrier est garantie sans contrainte : sans engagement, sans installation et une grande simplicité d’utilisation.
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