La gestion du courrier en entreprise concerne l’ensemble des services et manque généralement de performance.
Il peut s’agir de l’envoi, de proposition commerciale, de contrats ou de courriers administratifs, entre autres. La mise en œuvre de solutions d’envoi de courrier en ligne comme MySendingBox permet de réduire les coûts de gestion de cette activité à faible valeur ajoutée.
Envoi du courrier en entreprise : en quoi cela consiste ?
L’envoi de courrier en entreprise consiste à imprimer le courrier à envoyer, le mettre sous pli, l’affranchir, le poster et suivre son bon acheminement.
Les entreprises, de toute taille, gèrent souvent un grand volume de courrier à envoyer à leurs clients ou à leurs prospects. Cette tâche peut prendre énormément de temps et de ressources.
C’est pourquoi certaines entreprises choisissent d’optimiser la gestion et le routage de leur courrier sortant.
La solution : externaliser ce service pour se concentrer sur leur cœur de métier.
Quels types de courriers les services envoient dans les entreprises?
Les différents services des entreprises (administratifs, marketing, ou encore les ressources humaines) envoient des courriers tels que :
- des résiliations de contrat infra-annuelles (RIA),
- des lettres de recouvrement,
- des relances impayées,
- des convocations à des Assemblées Générales,
- des communications marketing tel que des offres promotionnelles,
- des courriers d’information à destination des salariés,
- des courriers de rupture de contrat,
- des courriers relatifs à des procédures judiciaires,
- des courriers de mise en demeure,
- des courriers d’avertissement, etc.
Comment gérer l’envoi et la collecte du courrier entrant en entreprise ?
La gestion de l’envoi du courrier en entreprise peut être effectuée par différentes personnes ou services. Au sein des PME et TPE, les assistants administratifs et secrétaires sont généralement chargés de cette mission. Dans les entreprises de plus grande taille de type ETI, lorsqu’il n’y a pas de services courriers, cela est géré par le service administratif ou les services généraux.
Lorsque l’envoi du courrier est externalisé, l’expédition est prise en charge par une solution comme MySendingBox. Cette solution permet de réduire les délais de traitement et d’améliorer l’efficacité de la gestion du courrier en entreprise.
Les courriers entrants peuvent également être gérés par des prestataires spécialisés, qui collectent, trient et numérisent les documents avant de les transmettre à l’entreprise.
Gestion du courrier en entreprise : les inconvénients
Il existe de nombreuses contraintes concernant la gestion et l’affranchissement du courrier au sein des entreprises :
- Des tâches administratives chronophages difficilement mesurables et pesant sur les dépenses des services opérationnels : la gestion de cette charge nécessite la mise en place de processus agiles et rapides en termes de tri, de traitement, de mise sous pli dans des enveloppes, et d’envoi.
- La gestion d’un grand volume de courrier : les entreprises qui envoient souvent des courriers sortants sont confrontées à un important volume de documents à traiter et à expédier. Cela entraîne des difficultés pour gérer de façon efficace le flux régulier de documents, y compris lorsqu’il s’agit du tri, de traitement, de la mise sous pli et des envois.
- Un centre de coût:
- Des coûts en matériel : l’envoi de courrier papier en entreprise géré en interne nécessite d’investir dans un stock de fournitures conséquent : papier, enveloppes, encre, etc. Certaines possèdent même des machines à affranchir dont le coût est généralement élevé.
- Un coût humain qui correspond au temps homme passé sur ces activités
- Le suivi du courrier nécessitant des outils adaptés afin de faciliter l’historisation des documents.
Comment et pourquoi externaliser la gestion de son courrier sortant ?
Externaliser l’envoi du courrier en entreprise permet aux entreprises de se décharger de cette tâche fastidieuse et d’obtenir un gain de temps considérable. Il est recommandé de confier cette mission à des solutions de gestion de courrier en ligne, telles que MySendingBox, offrant une plateforme tout-en-un pour la gestion du courrier sortant.
Avec MySendingBox, les entreprises peuvent bénéficier de nombreux avantages pour l’envoi de leur courrier. Les documents à envoyer sont collectés, traités et mis sous pli par des professionnels.
Plus besoin de machine à affranchir ! L’affranchissement du courrier en entreprise est pris en charge par un service tiers et envoyé le jour même de la collecte. Le suivi de l’acheminement du courrier via notre plateforme est également très efficace et pratique.
Pourquoi faire confiance à MySendingBox ?
MySendingBox est le meilleur service de gestion de courrier professionnel. Notre plateforme web propose de nombreuses fonctionnalités pour améliorer la gestion du courrier en entreprise :
- La mise en place d’un système de gestion électronique du courrier sortant pour traiter plus rapidement les documents reçus et de les stocker de manière plus efficace.
- La lettre recommandée électronique : elle permet d’envoyer des courriers en recommandé ou documents électroniques, en somme : de manière dématérialisée, ce qui est plus rapide, plus économique et plus écologique. Avec MySendingBox, profitez d’un service premium de suivi et des réclamations inclus.
- L’envoi instantané de vos documents et communications, à l’unité ou en nombre, sans attente !
L’externalisation du service courrier en entreprise a d’ores et déjà conquis de nombreux acteurs. En effet, les entreprises cumulent gain de temps et d’argent.
L’offre de MySendingBox couvre l’ensemble des besoins en termes d’envoi de courrier en entreprise.
En choisissant MySendingBox pour la gestion de leur courrier sortant, les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et gagner du temps.
De plus, elles peuvent réduire leurs coûts. Envie d’une solution sans engagement et sans installation? Testez notre plateforme sans plus tarder.
