Les entreprises ont des besoins réguliers d’effectuer des envois de courrier en masse ou en nombre.
Il existe deux types de courrier qui peuvent être envoyés en nombre : le courrier dit de gestion et le courrier dit de marketing. À effectuer manuellement, la gestion du courrier sortant est une activité sortante chronophage, complexe et coûteuse. Heureusement, il existe des solutions d’envoi courrier en masse en ligne.
Qu’est-ce que l’envoi en nombre ?
L’envoi de courrier en nombre consiste en l’envoi d’un volume très important de courriers en une seule fois. Les entreprises ont besoin d’envoyer de forts volumes de courriers. Nous pouvons distinguer 2 grandes familles de courriers :
- Courriers dits de gestion : factures, relances, fiche de paie, convocation à une Assemblée Générale, etc.
- Courriers dits marketing : communication, information, etc.
L’envoi de courrier en nombre peut être issu d’un outil comme le CRM ou l’ERP qui fournit des courriers déjà personnalisés. Il peut aussi s’agir de courriers non personnalisés nécessitant une personnalisation avant envoi.
Les différentes solutions d’envoi de courrier en masse
Envoyer ses courriers en masse en interne
En passant par un service courrier dédié ou en s’appuyant sur des collaborateurs, l’envoi de courrier en masse est souvent une activité à faible valeur ajoutée.
Ce processus manuel va consister à imprimer les courriers, les mettre sous pli, les affranchir et les remettre et déposer à la Poste. Si l’on considère que cette opération peut prendre jusqu’à 2 minutes par courrier, imaginez lorsqu’elle se répète pour 2000 documents!
Si le temps de gestion est un inconvénient majeur, la gestion du stock de fourniture l’est également.
Les entreprises se retrouvent à devoir investir dans une grande quantité d’encre, d’enveloppes et de feuilles. De plus, les personnes en charge de l’envoi du courrier pourraient cependant être assignées à des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Envoyer ses courriers en masse en ligne
Envoyer ses courriers en nombre en ligne diffère en fonction de la personnalisation du courrier:
- le courrier non personnalisé qui nécessite de réaliser un publipostage avant impression des documents et son dépôt à la Poste
- le courrier déjà personnalisé (comme une facture par exemple): ce type de document sort directement en impression d’un outil de type ERP avant le dépôt du courrier dans le bureau de poste.
À savoir : la plateforme MySendingBox est simple d’utilisation. Elle permet d’envoyer plus de forts volumes de plis en seulement 3 clics. Les courriers seront ensuite produits par notre partenaire Corus, spécialiste de la production de masse au format papier de tous vos documents sortants.
Les différents types d’envois de courrier en masse
L’envoi postal
L’envoi postal et notamment l’envoi postal en masse consiste à envoyer des documents imprimés en grand nombre à différentes adresses postales.
S’il s’agissait jusqu’alors d’un envoi de masse traditionnel, l’envoi postal est désormais concurrencé par l’envoi électronique.
À savoir : MySendingBox est souvent désigné comme le champion de la prise en charge de tous les envois papier en masse.
Bénéficiez de coûts d’affranchissement très avantageux dès le 1er envoi ! Nous effectuons l’envoi en masse de courrier postal simple ou recommandé, avec ou sans accusé de réception.
L’envoi électronique
L’envoi de courrier électronique est de plus en plus utilisé pour les envois en nombre ou en grande quantité. Il existe différents types d’envois électroniques :
- La Lettre Recommandée Électronique (LRE) : La LRE est une lettre recommandée envoyée par voie électronique ayant la même valeur juridique qu’une lettre recommandée envoyée par courrier.
- L »Envoi Recommandé Électronique (ERE) : L’ERE est un courrier envoyé par voie électronique, qui peut être utilisé pour envoyer des documents importants tels que des contrats et des factures.
- L’email : c’ est un moyen courant d’envoi électronique en masse, car il permet d’envoyer rapidement et facilement des messages à un grand nombre de destinataires.
Les avantages de l’envoi électronique sont nombreux. S’il est rapide, il est facile de personnaliser les messages en utilisant des modèles. Cela permet également d‘économiser du temps et de l’argent en évitant les coûts liés aux envois de courrier traditionnels.
Le SMS
Les SMS sont un moyen rapide et pratique d’envoi en masse de messages texte. Les SMS sont largement utilisés pour envoyer des rappels de rendez-vous, des offres promotionnelles ou tout autre alerte. L’un des avantages des SMS est qu’ils sont presque toujours lus, car la plupart des gens ont leur téléphone portable avec eux en permanence.
Les avantages de la solution d’envoi de courrier en masse – MySendingBox
Parmi les meilleures solutions pour envoyer un courrier en nombre, l’utilisation d’une plateforme d’envoi de courrier en masse, comme MySendingBox est vivement recommandée.
Les avantages de cette externalisation de vos courriers sont multiples :
- Un gain de temps considérable. En effet, plus besoin de se déplacer en bureau de poste pour envoyer son courrier. La plateforme permet d’affranchir un grand nombre de courriers en une fois et en quelques secondes. Les entreprises profitent ainsi d’une meilleure productivité des collaborateurs.
- Un gain d’argent de 30% en moyenne, notamment sur la main d’œuvre et la réduction d’achat des consommables (encre, papier, etc.).
- Une possibilité de personnalisation rapide et efficace grâce au publipostage.
- Une plateforme en SaaS, simple d’utilisation, ne nécessitant pas d’installation complexe.
- Une solution sans engagement. Vous êtes libre de faire autant d’envois que vous désirez.
Vous avez des besoins réguliers d’envoi de courriers en grande quantité ? Envie de tester notre solution d’envoi de courrier en masse ? MySendingBox est la solution adaptée à vos besoins.
Elle vous permet non seulement d’envoyer vos documents, mais prend également en charge le suivi de l’acheminement de vos courriers, garde l’historique des expéditions, puis gère le stockage et la consultation de vos documents dans votre espace personnel.
Inscrivez-vous et tentez une première expédition.
