Dans ce guide exhaustif, nous avons regroupé toutes les informations nécessaires pour vous permettre d’envoyer du courrier en ligne de manière pratique et économique.
Envoyer du courrier est une tâche chronophage pour les entreprises.
De nos jours, les entreprises souhaitent davantage maîtriser leurs fonctions opérationnelles. Dans ce contexte, la gestion du courrier s’avère une charge administrative à fort impact sur les performances de l’organisation. Parmi les tâches répétitives à réaliser : la gestion des envois postaux, l’affranchissement, le suivi courrier pour des petits ou gros volumes d’envoi, etc. L’évolution des modalités de travail a entraîné l’ajustement des techniques de communication en milieu professionnel.
Malgré cela, certains métiers requièrent encore l’envoi de courriers par voie postale, qu’il s’agisse de lettres simples ou recommandées, ou par voie électronique avec la LRE ou la ERE.
Toutefois, l’utilisation de solutions numériques pour l’envoi de courrier est en constante augmentation.
Qu’est-ce que le courrier en ligne ?
Envoyer un courrier en ligne consiste à envoyer du document directement depuis son poste de travail, sans avoir à se déplacer à la Poste ou auprès d’un service postal.
Le courrier en ligne peut être envoyé au format électronique comme au format papier et ainsi distribué par la Poste.
Grâce au courrier en ligne, les entreprises peuvent envoyer des documents à n’importe quel destinataire, en France métropolitaine ou à l’étranger, en seulement quelques clics, à l’unité ou en masse. Le courrier en ligne est un procédé d’envoi de courrier permettant aux entreprises d’envoyer des lettres, des contrats et autres documents en ligne.
Les différentes options pour envoyer du courrier en ligne
Envoyer du courrier papier postal
Vous pouvez envoyer du courrier physique via internet, en utilisant MySendingBox notamment.
Les collaborateurs d’une entreprise peuvent envoyer des courriers sur papier en ligne, tels que :
- une résiliation de contrat (ou RIA),
- une mise en demeure,
- une lettre de recouvrement,
- une assignation au tribunal.
- des relances
- des convocations AG
- des appels de fonds
- des régularisation de charges, etc.
Pour les envois nécessitant une signature manuscrite de réception ou une preuve de transmission, nous vous conseillons de privilégier l’envoi de courrier recommandé en ligne pour éviter toute perte. Il s’agit d’une méthode pratique, sécurisé et rapide pour envoyer des documents importants.
Plutôt que de vous déplacer physiquement, vous pouvez envoyer votre document depuis votre ordinateur. Celui-ci peut aussi bien être imprimé par le prestataire, mis sous pli, puis envoyé au format papier, ou envoyé directement au format électronique, de façon sécurisée. La signature se fait lors de la remise en main propre.
Le courrier électronique (LRE, ERE et mail)
Le courrier électronique est une méthode d’envoi rapide et efficace offrant la possibilité d’envoyer des documents. Parmi les avantages du courrier électronique :
- Un envoi rapide,
- Une certification eiDas qui leur confère une valeur juridique,
- Un gain économique du fait de l’absence du coût d’affranchissement.
Nous distinguons la LRE, la ERE et le courrier électronique simple, routé par mail :
- La Lettre Recommandée électronique (LRE) ou Lettre Recommandée en ligne : il s’agit de l’équivalent du recommandé papier, en version 100% dématérialisée, et à moindre coût. Cet envoi numérique possède une valeur légale et équivalente à la lettre recommandée papier remise en main propre.
- L’Envoi Recommandé Électronique (ERE) est un envoi tracé, sans vérification d’identité forte du destinataire mais dont la valeur légale est reconnue pour certains courriers – comme les convocations et PV d’AG, les mise en demeure de syndics, etc.
- L’email : avec MySendingBox il est tout à fait possible de faire parvenir des courriers électroniques simples par email, qu’ils soient groupés ou individuels.
Cette option est idéale pour les communications rapides, comme les relances impayées, les décomptes par exemple.
Bon à savoir : l’envoi de courriers électroniques personnalisés est très facile à réaliser avec la solution MSB.
Envoyer une lettre en mode hybride
Avec la plateforme web MySendingBox, il est possible d’envoyer du courrier hybride, à savoir un mix de courrier électronique et postal.
Cette option de couplage s’avère idéale pour les envois nécessitant une preuve de dépôt et accusé de réception.
Vous pouvez alors expédier un courrier électronique avec une pièce jointe, comme un contrat ou un devis, et également envoyer la version physique par courrier postal.
Quels sont les avantages de l’envoi d’un courrier en ligne ?
Envoyer du courrier en ligne : un atout rapidité
Envoyer du courrier papier
L’envoi du courrier papier en ligne permet de profiter d’un gain de temps sur les tâches d’expédition. En effet, cette option évite l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et le déplacement à la Poste.
L’envoi d’un courrier papier en mode lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) prend généralement 3 à 5 minutes, le temps de remplir le bordereau, de le coller, de se déplacer à la Poste, de gérer le retour de l’AR, etc.
Envoyer du courrier papier en ligne peut se faire 24h/24, 7 jours sur 7 et ne nécessite pas de déplacement.
Envoyer un courrier électronique
L’envoi d’un courrier électronique fait bénéficier d’un gain de temps au niveau de la distribution du document. Puisqu’il n’y a pas d’acheminement : le destinataire est instantanément notifié de l’envoi.
Envoyer un courrier en mode hybride
Coupler envoi électronique et envoi papier offre un gain de temps considérable.
- Transmission de vos documents par voie électronique : courrier électronique simple routé par mail, ERE ou LRE certifié eIDAS
- Envoi au format papier par voie postale : courrier postal simple, lettre recommandée avec ou sans accusé de réception
Bon à savoir : MySendingBox est l’un des rares acteurs du marché à vous proposer un véritable couplage papier / électronique
Les envois sont pilotés directement par MySendingBox, qui dispatche votre document sur le bon canal selon vos consignes. En effet, c’est vous qui définissez en amont les règles de transformation pour critériser et scénariser vos envois.
Envoyer du courrier en ligne : un atout économique
Envoyer du courrier papier : un gain de temps humain
Déléguer l’envoi du courrier papier à un service en ligne permet aux entreprises d’économiser sur la main d’œuvre chargée de l’envoi du courrier. Les collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Envoyer un courrier électronique : un gain sur l’affranchissement
Cela permet également d’économiser du temps et de l’argent en évitant les coûts liés aux envois de courrier traditionnels. Le tarif d’affranchissement proposé par MySendingBox est également meilleur que l’affranchissement en direct à la poste.
Bon à savoir : En termes de tarification, avec MySendingBox, les utilisateurs ne paient que pour les services qu’ils utilisent, sans frais cachés ni contrats à long terme. Les tarifs sont compétitifs et varient en fonction du nombre de courriers en ligne envoyés.
Courrier en ligne : privilégiez la simplicité
La simplicité est un autre avantage important du courrier en ligne: pas d’engagement, pas d’installation et un parcours utilisateur adapté … MySendingBox permet d’envoyer un ou plusieurs courriers depuis son ordinateur, en seulement quelques clics.
Courrier en ligne : profitez d’un suivi de vos documents
MySendingBox ne se contente pas seulement d’envoyer vos documents. Notre prestation prend également en charge le suivi de l’acheminement, l’historisation des expéditions, la gestion du stockage et la consultation à tout moment des documents dans votre espace personnel.
L’ensemble des courriers expédiés suivent un protocole éprouvé jusqu’à la distribution. Ainsi, cela offre un suivi efficace et pratique.
Envoyer un courrier en ligne : les meilleures solutions avec MySendingBox
MySendingBox propose une solution multicanale pour envoyer tous types de documents et de courriers en masse ou de façon unitaire. À destination des entreprises, notre offre comprend une large gamme de fonctionnalités pour améliorer l’expérience de ses utilisateurs. Parmi les principales fonctionnalités proposées :
- la personnalisation des modèles de courrier électronique,
- le suivi de courrier en ligne,
- la gestion des envois en ligne en masse, etc.
La plateforme web est garantie sans contrainte : pas d’installation, pas d’engagement et pas d’attente dans l’expédition de vos communications.
Pour utiliser les services de MySendingBox, il suffit de créer un compte gratuit en ligne. Une fois inscrit, l’utilisateur peut commencer à envoyer des courriers électroniques ou physiques immédiatement !
