Tout savoir pour envoyer du courrier en ligne 

Envoyer du courrier est une activité opérationnelle chronophage pour les entreprises.

Dans un contexte où les entreprises veulent maîtriser leurs fonctions opérationnelles, la gestion du courrier peut rapidement devenir une charge administrative qui impacte les performances de l’organisation (gestion des envois postaux, affranchissement, suivi courrier pour des petits ou gros volumes d’envoi). 

Les nouvelles formes de travail ont nécessité une adaptation des méthodes de communication en entreprise.

Cependant, l’expédition des courriers en lettres simples ou recommandées, LRE, ERE, etc. est toujours nécessaire et requise pour certains métiers. L’intérêt pour les solutions numériques d’envoi de courrier grandit. 

C’est pourquoi, dans ce guide complet, nous avons rassemblé toutes les informations dont vous avez besoin pour envoyer du courrier en ligne avec praticité et économies d’échelle. 

Voici comment automatiser votre processus d’envoi de courrier.

Comment envoyer un courrier postal ?

Le temps passé à préparer et envoyer des courriers unitaires ou en masse est généralement chronophage pour l’entreprise et difficilement quantifiable. MySendingBox (MSB) propose une plateforme en ligne qui vous dégage de cette contrainte.

Envoyer du courrier postal en interne

Pour envoyer du courrier postal en interne, il est possible d’utiliser les services de courrier interne de votre entreprise. Ces services peuvent prendre en charge l’impression, l’affranchissement courrier entreprise  et la distribution du courrier au sein même de votre organisation. Si votre entreprise n’offre pas de tels services, vous pouvez toujours utiliser les services de la Poste, mais cela peut effectivement être chronophage.

À savoir : le temps de livraison dépend du type d’affranchissement choisi et de la destination du courrier. Par conséquent, il est recommandé de planifier l’envoi à l’avance si le délai de livraison est important pour vous.

Choisir une société éditique spécialisée en externe

Pour envoyer du courrier postal en externe, il est également possible de faire appel à une société éditique spécialisée. Ces entreprises proposent des services :

• d’impression
• de mise sous pli
• l’affranchissement
• et de dépôt de courrier auprès des services postaux.

Pour externaliser l’envoi de courriers à société éditique, il suffit de leur envoyer les documents à imprimer et à envoyer, sous forme de fichiers électroniques. Ces structures disposent d’équipements professionnels pour imprimer rapidement des grandes quantités de documents, tout en garantissant une qualité d’impression optimale.

Une fois les documents imprimés, ils sont ensuite pliés et insérés dans des enveloppes adaptées. La société éditique se charge ensuite de l’affranchissement courrier entreprise et de la remise du courrier auprès de La Poste.

Les différentes options pour envoyer du courrier en ligne

L’envoi de courrier en ligne est une alternative pratique et économique à l’envoi postal traditionnel. 

Envoyer du courrier papier postal

Tout d’abord, il est possible d’envoyer du courrier physique, en utilisant MySendingBox. Les collaborateurs peuvent ainsi envoyer des courriers sur papier, tels que :

• des lettres aux clients de type résiliation de contrat, RIA
• mise en demeure, lettre de recouvrements, assignation au tribunal

Pour les envois qui nécessitent une signature manuscrite de réception ou une preuve de transmission, privilégiez le courrier recommandé.

Envoyer un courrier électronique

Ensuite, il est possible d’expédier des courriers électroniques. Cette option est idéale pour les communications rapides, comme les relances impayées, les décomptes par exemple. 

L’envoi de courriers électroniques personnalisés est simple à réaliser.

Envoyer du courrier électronique et du courrier postal

Enfin, il est également possible d’envoyer du courrier hybride, c’est-à-dire adresser les canaux papier et électronique en simultané, avec notre plateforme industrielle de courrier.

Voici quelques suggestions de couplage pour inspiration :

• Transmettez vos factures en lettres simples et/ou en courriers électroniques
• Envoyez les mises en demeure en LRE et/ou en LRAR
• Mixez les envois papier par voie postale en écopli avec des envois en courriers électroniques simples par mail

Les avantages de l’envoi de courrier électronique

Ils sont nombreux. En effet, la distribution de courrier en ligne est beaucoup plus rapide, voire instantanée pour certains courriers, que l’envoi postal traditionnel et moins chère. 

À savoir : avec MySendingBox, la fonctionnalité sur l’état des envois se fait en temps réel, ce qui permet de s’assurer que le courrier a bien été envoyé, et dans le cas des envois LRE, ERE et LRAR, si il a été accepté ou non.

Les différents types d’envois de courrier postal

Il existe différents types d’envoi de courrier postal :

Envoi postal de façon unitaire

L’envoi de courrier postal de façon unitaire peut être effectué de manière ponctuelle et au fil de l’eau, ou de façon régulière et égrenée.

Puis-je envoyer du courrier en masse par internet ?

L’envoi postal en masse est souvent utilisé pour l’envoi de factures, de relances ou de bulletins de salaire. L’envoi en de courrier en masse est une fonctionnalité majeure pour les entreprises qui envoient des courriers en grand nombre. 

Courrier de gestion

Cette méthode d’envoi postal est utilisée pour l’envoi en masse de courriers tels que des convocations aux Assemblées Générales et leur PV d’AG, des appels de fonds ou bien des résiliations de contrat, RIA.

Le Publipostage pour votre stratégie marketing

Le publipostage de courrier est une stratégie de marketing direct très efficace pour les entreprises qui cherchent à atteindre un large public ciblé. Ce service implique l’envoi d’un message marketing.

Vous pouvez facilement créer un mailing via un canal postal, électronique (recommandé électronique, mail) ou via le couplage de différents canaux (ERE + LRAR par exemple).

L’envoi en masse avec MySendingBox permet d’envoyer un grand nombre de courriers en une seule fois (tels que des lettres d’information ou des promotions par exemple). 

Le principal avantage du publipostage pour les entreprises est la possibilité d’atteindre un public ciblé, sélectionné en fonction de leur profil démographique, de leur emplacement géographique ou de leur comportement d’achat. 

Comment cela fonctionne-t-il ?

C’est simple et facile :

• Importez votre liste de destinataires à partir d’un fichier Excel ou CSV, et personnalisez les messages pour chaque destinataire. 
• Vous avez également accès à des envois de courriers en masse personnalisés, avec une bibliothèque de documents à créer que nous proposons aux utilisateurs qui souhaitent gagner du temps.

Cela permet aux marques de maximiser leur retour sur investissement (ROI) en s’assurant que leur message est diffusé à un public pertinent.

Autres types d’envoi

Outre l’envoi postal, il existe également d’autres types d’envoi de courrier tels que le courrier électronique, le couplage papier/électronique, le sms.

Courriers électroniques (simple, LRE & ERE)

Les courriers électroniques sont une méthode d’envoi rapide et efficace, permettant d’envoyer des documents directement par e-mail, comme l’envoi de courrier recommandé dématérialisé. Ces envois doivent être certifiés eiDas pour avoir une valeur juridique.

Couplage papier / électronique

Cette méthode d’envoi combine l’envoi postal avec l’envoi électronique de documents.

SMS

Le SMS est une méthode d’envoi de messages courts, souvent utilisée pour des rappels de rendez-vous ou des offres promotionnelles.

Quels types de courriers sortants pouvez-vous envoyer par Internet ?

Découvrez comment simplifier vos procédures avec les différents types de courriers sortants.

Les différents types de courriers sortants disponibles

L’envoi de courrier sortant est un aspect important de la gestion de la correspondance pour les entreprises qui postent de nombreux documents tels que des relances impayés, des lettres de recouvrement, la résiliation de contrat infra-annuelle (RIA), la convocation aux Assemblées Générales, etc.

Les différents types de courriers sortants disponibles avec MySendingBox comprennent :

• le courrier standard ;
• lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ;
• lettre recommandée électronique simple et l’envoi recommandé électronique (LRE et ERE certifiés eIDAS).

Le courrier standard est déployé pour transmettre des documents ou des lettres ordinaires, tandis que le courrier recommandé papier (LRAR) ou électronique (LRE) est utilisé pour acheminer des documents importants qui nécessitent une preuve d’envoi et de réception. 

L’envoi de courrier sortant : avantageux pour les entreprises

L’envoi de courrier sortant offre plusieurs avantages pour les entreprises : 

• une gestion du courrier sortant optimisée, agile et professionnelle de leur correspondance
• une preuve d’envoi et de réception pour les plis importants, ce qui est essentiel pour les documents juridiques ou financiers 
• des process plus rapides et plus économiques que les méthodes traditionnelles d’envoi de courrier postal
• un tracking des envois réalisés par les utilisateurs

Ce service s’avère aussi très compétitif.

Comment suivre l’envoi d’une lettre en ligne ?

Le suivi des envois de courrier en ligne en temps réel est un élément essentiel pour les utilisateurs.

Les différents types de suivi disponibles avec MySendingBox

MySendingBox ne se contente pas d’envoyer vos documents, mais prend également en charge le suivi de l’acheminement, l’historisation des expéditions, puis gère le stockage et la consultation de vos documents dans votre espace personnel.

Tous les courriers expédiés suivent un protocole éprouvé jusqu’à la distribution offrant ainsi un suivi efficace et pratique.

Comment fonctionne le suivi en temps réel ?

L’acheminement en temps réel fonctionne grâce à un système de suivi automatisé.

Les informations sont mises à jour à chaque évènement pour permettre aux expéditeurs de connaître l’avancement de leur envoi en temps réel.  

L’importance du suivi pour les envois de courrier en ligne

Le suivi des envois en ligne est capital pour une entreprise ou une organisation, pour de nombreuses raisons :

• Vous savez où se trouve le courrier à tout moment
• La date de livraison estimée est indiquée, ce qui est appréciable pour planifier l’activité d’une plateforme téléphonique par exemple.
• Les problèmes d’expédition sont rapidement détectés et résolus
• Enfin, vous avez accès à l’historique d’envoi, vous pouvez conserver une trace des envois passés pour des raisons de comptabilité ou de suivi.

Ainsi, MySendingBox offre une solution de suivi pragmatique et agile pour les gestionnaires avec sa plateforme d’envoi de documents.

Production d’envois postaux 

MSB vous dévoile tout ce qu’il faut savoir sur les délais, la certification, l’affranchissement, le contenu, acheminement et la distribution du courrier postal avec notre partenaire CORUS.

Délais de production et dépôt

La production d’envois postaux est réalisée dans des délais très rapides, avec un dépôt possible le jour même de la commande. Notre système de production efficace nous permet de traiter rapidement toutes les demandes, pour des envois postaux de qualité.

Engagement PRA / PCA

Notre partenaire CORUS est fortement engagé dans une politique PRA (plan de reprise d’activité) / PCA (plan de continuité d’activité).

Ces plans garantissent à nos clients une sécurité accrue pour leurs envois en cas de sinistre. Le flux de production de document est ainsi géré sur deux sites parallèles qui assurerent la continuité de services.

• Le Plan de Continuité d’Activité nous permet de maintenir la production même en mode dégradé pour tout type de crise.
• Le Plan de Reprise d’Activité, éprouvé régulièrement par des mises en situation de crise,  documente les procédures adaptées pour le rétablissement des fonctions après l’incident. 

Ainsi, l’engagement PRA / PCA garantit aux clients la sécurité, la pérennité et la disponibilité des services de gestion du courrier sortant.

Affranchissement

MySendingBox propose un affranchissement à tarif industriel dès le premier pli. Cette offre avantageuse est valable pour tous les formats d’enveloppes, petits ou grands (C4/ DL), ce service est détaillé ci-après.

Contenu des envois postaux

Les envois postaux sont uniformisés pour une massification plus efficace.

Le paramétrage des envois est simple : N/B & couleur, recto-verso, et page porte-adresse. 

Acheminement et distribution

Les envois postaux produits sont déposés à La Poste tous les jours de la semaine pour un acheminement rapide et fiable. MSB travaille avec La Poste pour distribuer les courriers dans tous les pays couverts par leur réseau. Nos clients peuvent ainsi bénéficier d’un service de distribution efficace et rapide.

L’affranchissement : quelles sont les options ?

L’affranchissement désigne le coût de l’envoi d’un courrier, qui comprend la somme des frais d’acheminement, de tri et de distribution par l’opérateur postal. Il existe différents types d’affranchissement pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises.

Dans tous les cas, l’utilisation du tarif industriel dès le premier pli est une option particulièrement intéressante pour les entreprises qui envoient régulièrement du courrier, car elle permet de réaliser des économies significatives (en moyenne 30% moins cher) sur les frais d’affranchissement.

Pour information, un affranchissement écopli vous coûtera environ 1,16€ à la Poste pour 0,614€ via MSB.

Le courrier prioritaire 

Le courrier prioritaire permet d’envoyer des lettres, du courrier express le même jour, avec un traitement prioritaire  de l’opérateur postal (J+3).

L’ecopli

L’ecopli, quant à lui, est un affranchissement économique qui permet d’envoyer des courriers à un tarif réduit (J+4). 

La lettre recommandée avec accusé de réception : LRAR

La lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) est l’un des affranchissements les plus utilisés pour les envois importants, car il garantit la preuve de l’envoi et de la réception du courrier. 

Le Destineo

C’est un affranchissement spécifique pour le marketing direct, qui propose d’envoyer des courriers publicitaires de manière ciblée, avec des tarifs préférentiels à partir de 400 destinataires. 

L’affranchissement international 

Cette prestation permet d’envoyer des courriers à l’étranger, avec des tarifs variables en fonction de la destination et du poids de votre envoi.

Suivi postal : Tout savoir sur le cycle de vie de votre courrier

Le courrier postal demeure une méthode de communication importante pour les entreprises, c’est pourquoi il est essentiel de connaître les différentes étapes de son traitement, ainsi que les services offerts par La Poste pour suivre son acheminement, à l’instar de la réclamation de courrier La Poste.

Tracking : Suivi de tout le cycle de vie du courrier postal

Le suivi postal est un service offert par La Poste. Il permet aux expéditeurs de suivre l’acheminement de leur courrier, depuis son dépôt jusqu’à sa livraison. Grâce à ce service, vous pouvez connaître en temps réel le statut de votre lettre recommandée. 

Pour suivre vos documents, vous pouvez utiliser le numéro de suivi qui vous a été fourni lors de l’envoi.

Réclamation : Dépôt de réclamation pour les LRAR non distribuées par La Poste

Malgré les efforts de La Poste pour assurer une livraison fiable et rapide de vos courriers, il peut arriver que certains d’entre eux ne soient pas distribués correctement. Dans ce cas, vous avez la possibilité de déposer une réclamation auprès de MSB qui s’occupe de tout.

En particulier, si vous avez envoyé une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) et que le destinataire ne l’a pas réceptionnée, vous pouvez déposer une réclamation auprès de La Poste pour demander une enquête sur la non-distribution de votre courrier. La réclamation peut être déposée en ligne, par courrier ou en se rendant directement dans un bureau de poste.

Preuves légales : Mise à disposition des preuves de dépôt/accusé de réception

Lorsque vous envoyez un courrier recommandé, La Poste vous fournit une preuve de dépôt qui atteste que vous avez bien déposé votre courrier. De plus, lorsque le destinataire reçoit votre document, il doit signer un accusé de réception qui vous est ensuite retourné.

Ces preuves de dépôt et d’accusé de réception sont des documents légaux qui peuvent être utilisés comme preuves dans le cadre d’un litige. Ces documents sont mis à disposition et accessibles sur la plateforme MSB.

Remontée des informations en cas de pli non distribués/n’habite plus à l’adresse indiquée

Il peut arriver que votre courrier ne soit pas distribué, car le destinataire n’habite plus à l’adresse indiquée. Dans ce cas, La Poste utilise les services PND (Plis Non Distribuables) et NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) pour remonter les informations.

Les services PND & NPAI permettent à La Poste de retourner le courrier à l’expéditeur en indiquant la raison pour laquelle le courrier n’a pas pu être distribué. Cela permet aux clients ayant opté pour cette option de mettre à jour leurs bases de données d’adresses et de leurs clients.

Pour maîtriser vos dépenses sur les activités administratives, confiez votre courrier à une solution efficace. Gagnez en agilité et optimisez votre temps pour des tâches à forte valeur ajoutée. 

MySendingBox est une solution en ligne fiable, économique et efficace pour les entreprises et les particuliers. Grâce à ses multiples fonctionnalités et ses coûts compétitifs, vous bénéficiez d’un processus de courrier adapté et d’une expérience utilisateur améliorée. Découvrez notre solution !