Gautier   •   16 septembre 2018

Introduction

Dans ce tutoriel nous allons mettre en place Zapier pour déclencher l’envoi d’une carte postale à un prospect ou client directement depuis Pipedrive.

Effet WOW assuré !

Temps du tutoriel : 15 minutes
Difficulté : Simple

Vous utilisez Hubspot CRM ? Suivez plutôt ce tuto !

Que va-t-on faire ?

1. Ajouter une condition « Envoyer une carte postale ? » sur Pipedrive pour chaque prospect.
2. Filtrer les prospects Pipedrive sur Zapier en fonction de cette propriété
3. Envoyer une carte postale personnalisée à chacun des prospects passés par le filtre

Vous aurez ainsi la possiblité de contrôler pour chaque contact, si oui ou non Zapier doit déclencher l’envoi d’une carte postale.

Paramétrer Pipedrive

Ajouter une propriété sur Pipedrive

1. Connectez-vous à votre compte Pipedrive et accédez à la fiche d’un contact (Menu Contacts -> Personnes)
2. Dans la colonne de gauche cliquez sur le bouton « Personnaliser les champs » dans le bloc « Détails« 
3. Puis cliquez sur « + Ajouter un nouveau champ« 
4. Pour le nom du champ : « Envoyer une nouvelle carte postale ? »
5. Pour le type : « Texte« 
6. Laissez coché « Toujours visible sur la barre latérale » et cochez la case « Apparaît dans la boîte de dialogue « Ajouter un nouveau contact » »
7. Et enregistrez !

Ajouter l’adresse postale sur Pipedrive

Afin de pouvoir remplir l’adresse postale de vos prospects nous allons afficher ce champs sur la fiche de nos contacts.
Le process est le même que précédemment.

2. Dans la colonne de gauche cliquez sur le bouton « Personnaliser les champs » dans le bloc « Détails« 
3. Puis cliquez sur « + Ajouter un nouveau champ« 
4. Pour le nom du champ : « Adresse Postale »
5. Pour le type : « Adresse« 
6. Laissez coché « Toujours visible sur la barre latérale » et cochez la case « Apparaît dans la boîte de dialogue « Ajouter un nouveau contact » »
7. Et enregistrez !

Créer un « Zap » Zapier

C’est parti !

1. Cliquez sur ce lien pour accéder à l’intégration Zapier <> MySendingBox. Attention, il faut absolument passer par ce lien pour accéder à l’intégration MySendingBox.
2. Connectez-vous à votre compte Zapier ou créez-en un. (C’est gratuit)
3. Cliquez sur « Create this Zap« 

Déclencheur (Trigger)

Par défaut Zapier vous propose d’utiliser les « triggers » MySendingBox, mais dans cet exemple, nous voulons que la carte postale s’envoie lorsque la propriété « Envoyez une carte postale » est modifiée pour un prospect sur Pipedrive.

1. Changez donc le trigger en cliquant dans MySendingBox sur la colonne à droite puis en recherchant « Pipedrive » dans la liste des applications disponibles sur Zapier.
2. Sélectionnez un « trigger » Pipedrive : « Updated Person« .
3. Il faut maintenant connecter votre compte Pipedrive à Zapier. Pour cela, cliquez sur « Connect an Account« .
4. Accédez à votre compte Pipedrive puis cliquez sur votre nom en haut à droite puis « Paramètres« . Dans la 2ème colonne tout en bas cliquez sur « API« . Copiez la valeur surligné en vert et collez la dans le champs prévu sur Zapier.
5. Maintenant que Pipedrive peut communiquer avec Zapier, cliquez sur « Save + Continue« 

Tester ce trigger

Zapier va maintenant attendre que vous déclenchiez ce « trigger » du côté de Pipedrive pour récupérer des données à tester.

1. Accèdez à un contact sur Pipedrive et cliquez sur le petit stylo dans le bloc « Détails »
2. Ajoutez une adresse postale dans le champs « Adresse Postale » que nous avons créé précèdement et inscrivez « oui » dans le champ « Envoyer un carte postale
3. Retournez sur Zapier et cliquez sur « Pull in Samples« 
4. Une liste d' »Updated Person » devrait apparaitre. Choissiez « Updated Person A ». C’est le contact que vous venez de mettre à jour sur Pipedrive.
5. Cliquez sur « Continue« 

Et voilà, vous avez paramétré la partie « Trigger » avec Pipedrive.

Condition

Nous allons à présent ajouter une condition pour ne déclencher l’envoi d’une carte postale que si le champ « Envoyer une carte postale ? » est égal à « Oui » dans Pipedrive.

1. A gauche dans Zapier cliquez sur « + Add a Step » et choisissez le « Filter« 
2. « Save + Continue »
3. Grâce au 1er menu déroulant choissisez la propriété « Envoyer une carte postale ?« 
4. Avec le 2ème menu déroulant, choisissez tout en bas de la liste « (Text) Exactly matches« 
5. Et dans le 3ème champ de texte ecrivez « Oui« 
6. « Test & Continue »
7. Si les données récupérées par Zapier à l’étape précédente ont la propriété « Envoyer une carte postale ? » à Oui alors tout est vert et vous pouvez continuer.

Nous avons maintenant le déclencheur (création d’un contact sur Pipedrive avec une propriété « Envoyer une carte postale ? ») et un filtre qui conditionne le passage à l’étape suivante uniquement si « Envoyer une carte postale ? » est à « Oui ».
Passons à la mise en place de l’action : l’envoi d’une carte postale.

L’envoi de la carte

1. Dans la colonne de gauche de Zapier cliquez sur « + Add a Step » puis « Action/Search« 
2. Et cherchez dans la liste « MySendingBox« 
3. Dans la liste des actions, vous avez plusieurs choix dont « Send Postcard« 
4. Vous devez maintenant connecter votre compte MySendingBox à Zapier. Cliquez sur « Connect an Account« 
5. Vous devez entrer ici votre clé API MySendingBox. Vous pouvez la trouver en cliquant sur le lien dans la page qui s’ouvre ou ici, sur votre dashboard MySendingBox. Si vous n’avez pas de compte créez-en un (un email et un mot de passe suffisent)
6. Deux clés sont à votre disposition. Une clé Test qui vous permet de générer des cartes postales sans qu’elles soient réellement envoyées (et donc sans que cela ne vous coûte quoique ce soit) et une clé Live qui déclenche vraiment l’envoi d’une carte.
7. Pour ce tutoriel nous allons utiliser la clé Test. Une fois que tout sera paramétré, nous reviendrons à cette étape pour ajouter la clé Live.
8. Copiez donc la clé API Test et collez là dans le champ prévu sur Zapier. Puis « Save + Continue« 
9. Il vous faut maintenant associer les variables recupérées de Pipedrive aux champs MySendingBox.

L’adresse

1. Dans les champs to il faut ajouter l’adresse de votre contact Pipedrive. Il faut donc que l’adresse soit renseignée pour les contacts à qui vous souhaitez envoyer une carte sinon le « Zap » ne fonctionnera pas.
2. Remplissez chacun des champs To Name, To Addresse Line 1… en cliquant sur le menu déroulant à droite du champ et en cherchant la variable correspondante chez Pipedrive.

Voici un petit tableau pour vous aider à associer les données

Le template de la carte postale

Les cartes postales envoyées par MySendingBox sont entièrement personnalisables. C’est même à vous d’écrire l’adresse du destinataire sur le verso de la carte postale dans le carré en bas à droite. Vous pouvez ainsi personnaliser la police, les couleurs, le fond, les images…

Pour cet exemple, nous allons utiliser le modèle de carte « Bienvenue« .

1. Accédez au modèle « Bienvenue – Foodi » puis cliquez sur le bouton bleu pour le dupliquer dans votre compte MySendingBox.
2. Vous accédez à la liste des templates de votre compte. Si vous connaissez un petit peu HTML/CSS, vous pouvez modifier ces modèles (Vous avez besoin d’aide ? Contactez-nous !)
3. Cliquez sur « Voir / Modifier » pour le template « Bienvenue – Recto » puis copiez l’identifiant API et collez le dans Zapier pour la variable « Source File – Front« 
4. Faites de même pour le template « Bienvenue – Verso » et la variable « Source File – Back » de Zapier.
5. Pour « Source File Type – Front » et « Source File Type – Back » choisissez « template_id« 

Nouveau : Pour encore plus de simplicité vous pouvez maintenant créer votre modèle sur PowerPoint et l’ajouter sur MySendingBox. Tutoriel: Créer un modèle de carte postale avec PowerPoint 

Les variables

Si vous regardez votre modèles HTML vous verrez des mots encadrés par des {{}}. Ce sont des variables qui seront remplacées par du texte lors de la création de la carte postale. Ainsi, chaque carte postale est personnalisée en fonction du destinataire.

1. Vous pouvez maintenant ajouter des variables qui seront intégrées dans le modèle de votre carte postale. Cela vous permet de personnaliser le contenu de la carte.
2. Le modèle utilisé contient des variables au verso. Nous ajoutons donc sur Zapier prenom pour le 1er champ et First Name de Pipedrive dans le 2ème. Il suffit de faire de même pour montant de réduction, un code_promo_bienvenue et une url_courte_bienvenue.

Le test

Vous pouvez maintenant cliquer sur « Continue ». Zapier vous propose d’envoyer un test à MySendingBox. Testez !

Et Tadaaa ! Vous avez envoyé une carte postale de test grâce à MySendingBox.

Comme nous avons précédement utilisé la clé API Test, cette carte ne sera pas réellement envoyée.

Si le paramétrage vous convient ainsi que le modèle de la carte, vous pouvez changer la clé API Test pour la Live.

Attention : la clé API Live ne fonctionnera qu’une fois que vous aurez ajouté un moyen de paiement (CB ou SEPA).

Passer du test au live

Pour changer la clé Test en Live :

1. Dans la colonne de gauche de Zapier cliquez sur « MySendingBox test account » puis sur « Connect an Account« . Au lieu d’ajouter la clé Test, ajoutez celle de Live. Selectionnez ce compte « MySendingBox live account » puis cliquez sur « Save + Continue« 
2. Dans le menu à gauche, cliquez en bas sur « Test this Step » pour revenir au test. Et « Send a test to MySendingBox« 
3. Et TADAAA ! Vous avez envoyé une carte postale Live grâce à MySendingBox.
4. Vous avez 15 minutes pour annuler cet envoi. Accédez à votre compte MySendingBox pour retrouver l’ensemble des cartes postales que vous avez créé. Vous pouvez les visualiser et les annuler.

Le résultat final

Déclencher l’envoi lors de la création d’un contact

Retournons sur Pipedrive pour tester le rendu final.
Cliquez sur « Ajouter un contact« . Remplissez les informations à propos de votre contact ainsi que l’adresse et entrez « oui » pour « Envoyez une carte postale ? ».
Puis cliquez sur « Enregistrer » pour valider.

Ceci va déclencher l’action Zapier mise en place et envoyer une carte postale à votre contact grâce à MySendingBox !

Déclencher l’envoi pour un contact existant

Vous pouvez aussi déclencher l’envoi d’une carte postale depuis Pipedrive pour un contact existant.
Accédez à un contact puis dans la colonne de gauche « Détails » cliquez sur « Envoyez une carte postale ? » et entrez « oui« . Puis enregistrez.

Vous pouvez à présent envoyer des cartes postales personnalisées pour souhaiter la bienvenue à chacun de vos contacts Pipedrive.

Bien entendu, l’envoi automatisé ne se limite pas à ce seul cas d’utilisation, ni à Pipedrive. Ecrivez-nous via Intercom si vous avez d’autres idées d’envois automatisés !