La gestion du courrier administratif est une activité incontournable pour toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité, impliquant l’impression, la mise sous pli et l’envoi du courrier par le service courrier ou l’administration.
Elle nécessite une organisation rigoureuse pour éviter les retards et les surcoûts. Les contraintes liées au volume de courrier, aux tâches chronophages et à la nécessité d’un suivi précis sont autant de défis à relever au quotidien.
Heureusement, des solutions innovantes telles que MySendingBox offrent une réponse efficace à ces problématiques. Cela permet aux entreprises de simplifier leur gestion du courrier administratif et de gagner en productivité.
Défis de la gestion du courrier administratif
La gestion du courrier administratif sortant représente un défi majeur pour de nombreuses entreprises, soumises à diverses contraintes spécifiques et cherchant des solutions de gestion plus performantes :
- Gestion du volume de courrier : les entreprises confrontées à un flux régulier de courrier sortant peuvent être dépassées par le volume important de documents à traiter et à envoyer. Cette situation engendre des difficultés dans la gestion efficace de l’envoi et de l’expédition des documents, notamment en termes de tri, de traitement du courrier, de mise sous pli et d’affranchissement. Pour remédier à cette problématique, certaines entreprises font appel à des services spécialisés pour l’envoi en masse de courrier, telles que des convocations aux Assemblées Générales, des résiliations de contrat ou des relances impayées.
- Tâches chronophages : la gestion administrative du courrier sortant requiert des processus chronophages et difficilement quantifiables, impactant les dépenses des services courriers voire les services annexes tels que les ressources humaines ou pour les secrétaires administratifs. La maîtrise de ces charges administratives nécessite la mise en place de processus rapides et agiles pour trier, traiter, mettre sous pli et envoyer les documents. Par ailleurs, se rendre au bureau de poste chaque jour est une perte de temps supplémentaire.
- Suivi du courrier : les entreprises doivent assurer le suivi précis de l’envoi du courrier, depuis son dépôt jusqu’à sa livraison, afin de garantir son envoi dans les délais impartis. Pour cela, des outils adaptés en interne sont nécessaires pour faciliter l’historisation des documents et assurer une traçabilité complète des envois.
- Structure de coûts : la gestion du courrier administratif en interne implique des investissements conséquents dans des équipements tels que des machines à affranchir, avec toutes les contraintes de maintenance associées. De plus, la gestion d’un stock de fournitures conséquent (papier, enveloppes, encre, etc.) représente un coût supplémentaire non négligeable pour les entreprises.
Optimisation de la gestion administrative du courrier
Les avantages de la solution de gestion MySendingBox sont multiples et permettent de réaliser la gestion administrative du courrier de manière efficace :
- Suivi des documents envoyés : grâce à MySendingBox, il est possible de suivre l’acheminement des documents envoyés, assurant ainsi une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les envois.
- Relance des contrats, devis et factures : la plateforme propose également des fonctionnalités permettant de faciliter la relance des contrats, devis et factures, contribuant ainsi à améliorer la gestion financière de l’entreprise.
À savoir : MySendingBox a bien des savoir-faire mais ne propose pas la gestion du courrier entrant mais bien une gestion du courrier sortant efficace et un grand volume de courriers.
Gestion de courrier administratif : à l’unité ou en nombre
Si MySendingBox ne permet pas la gestion de courrier entrant, le logiciel de gestion assure la gestion de votre courrier sortant de manière rapide, efficace et professionnelle, que ce soit en gros volume ou de façon unitaire.
Parmi les fonctionnalités proposées :
- Envoi de courrier papier sortant à l’unité : MySendingBox permet l’envoi unitaire de courrier papier, que ce soit par lettre simple ou recommandée, avec ou sans accusé de réception. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et d’optimiser les coûts liés à l’envoi de courrier.
- Envoi de courrier papier en nombre : la solution offre également la possibilité d’envoyer des documents personnalisés par voie postale à une liste de destinataires, de manière rapide et efficace. Il suffit d’avoir un modèle de courrier et une liste de destinataires au format CSV pour créer une campagne en quelques étapes simples. Et hop, vos courriers sont rapidement dans la boîte aux lettres de vos clients sans passer par la case bureau de poste !
MySendingBox propose une gestion du courrier sortant en gros volume personnalisée grâce au publipostage courrier, ainsi que des services d’envoi de courriers recommandés sortants via une gestion électronique des documents. En partenariat avec Corus, spécialisé dans la production de courriers sortants, MySendingBox assure l’impression et l’expédition sécurisée des documents et de gros volumes de courriers.
Diversité des envois de courrier électronique sortant
MySendingBox offre plusieurs options pour l’envoi de courrier électronique sortant :
- Lettre Recommandée Électronique (LRE) : la LRE a une valeur juridique similaire à la lettre recommandée par courrier postal, tout en offrant un envoi électronique rapide et sécurisé.
- Envoi Recommandé Électronique (ERE) : idéal pour les envois en gros volume ou unitaires de contrats, factures et autres documents importants, l’ERE est une solution électronique privilégiée pour les entreprises.
- Envoi par email : MySendingBox permet également l’envoi de courrier électronique depuis la boîte de réception, avec la possibilité d’ajouter des images et des documents complémentaires à de nombreux destinataires à moindre coût.
La solution de MySendingBox offre également une solution de couplage d’envoi de courrier administratif papier et électronique, permettant aux entreprises une meilleure gestion administrative, de gagner du temps et d’optimiser leur processus d’envoi de courrier.
Elygestion : un gain de temps sur sa gestion de courrier juridique
Elygestion, fidèle client de MySendingBox, n’a pas hésité à partager son avis sur la solution : « La place de MySendingBox est stratégique puisqu’elle nous permet d’externaliser et de digitaliser l’expédition des documents juridiquement importants, tels que des convocations d’AG […]
L’objectif était de mettre en place une solution souple permettant aux collaborateurs (notamment les assistants administratifs) et de gagner du temps.
Auparavant, toutes ces tâches administratives chronophages et sans valeur ajoutée étaient faites en interne. L’idée était également de permettre aux clients qui le souhaitent de recevoir leurs courriers en recommandés au format électronique (ERE), et non plus uniquement au format papier (LRAR). »
Grâce à MySendingBox, gagnez du temps en externalisant la gestion de votre courrier sortant et bénéficiez de gains significatifs en termes d’efficacité et de coûts. Demandez dès maintenant une démo de notre solution pour découvrir comment MySendingBox peut améliorer la gestion de votre courrier administratif !
