Plus une facture accuse du retard, moins elle aura de chance d’être payée. Les PME comme les grands groupes sont souvent contraints d’envoyer des lettres de relance de paiement non honorés. Les pertes dues aux impayés s’élèvent à environ 56 millions d’euros chaque année selon le syndicat des acteurs du recouvrement. 

Devant cet enjeu et pour garantir une meilleure santé financière aux entreprises, optimiser l’envoi de lettre de relance de paiement s’impose. MySendingBox propose aux entreprises et sociétés de recouvrements une méthode simplifiée pour expédier les relances de factures impayées.

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Lettre de relances de paiement : un défi pour les entreprises 

La lettre de relance de paiement est indispensable dans les différentes étapes de récupération de sommes impayées par les prestataires ou les clients. Émise par l’entreprise ou via un prestataire externe (tel qu’une plateforme de recouvrement comme Recouvr’up ou une plateforme de gestion des créances par exemple), cette lettre est un rappel formel sur les obligations de paiement non remplies. Une optimisation efficace de ces envois est déterminante pour la santé financière des établissements en quête de paiements non honorés.

Envoi d’une lettre de relances de paiement : étapes clés

Les étapes traditionnelles pour l’envoi de lettres de relance pour paiement incluent :

1. Identification du client ou fournisseur avec des retards de paiement ou échéance de la facture limite.
2. Expédition d’une lettre de relance pour paiement préventive, avant la date limite de paiement, en mentionnant le montant de la facture et la copie de la facture.
3. Rédaction et envoi d’une 1 ère lettre de rappel suite au non-paiement à l’arrivée de l’échéance. Il convient de préciser les éventuelles pénalités de retard. Il s’agit de la première étape dans la procédure de recouvrement.
4. Envoi d’une seconde relance avec une nouvelle injonction de payer si le paiement reste inexécuté au-delà de deux semaines.

Pour les cas récalcitrants, où la relance amiable n’a pas suffi, MySendingBox peut également faciliter la transition vers le recouvrement judiciaire, le cas échéant en fournissant des documents préparatoires comme la copie de la facture et les preuves de relance antérieures.

MySendingBox accompagne bien entendu ses clients au-delà, notamment s’il y a une action en justice méritant l’envoi de courrier.

À savoir : comment écrire une lettre de relance paiement ? Il existe des modèles de lettre personnalisables en ligne. L’utilisation de modèles de lettre peut accélérer le processus et assurer que les messages respectent les meilleures pratiques pour encourager le paiement de la facture arrivée à échéance.

Choisir son canal d’envoi pour une lettre de relance pour paiement

Bien choisir son moyen de communication garantit l’efficacité de la relance de paiement. En tant que solution d’envoi de courrier simplifié, MySendingBox propose différents canaux en phase avec les exigences de chaque entreprise :

• Courrier papier : canal sélectionné lorsque l’email n’est pas viable ou en cas d’échec des lettres de relances de paiement via email.
• Envoi électronique : pour une solution rapide et économique.

La plateforme propose ces envois selon différents besoins :

• Lettre recommandée avec AR (LRAR) : pour les communications officielles. Cette lettre permet d’obtenir une preuve d’envoi et de réception.
• Lettre recommandée électronique (LRE) : sécurisée, elle permet d’expédier des documents importants dans les meilleurs délais.
• Envoi recommandé électronique (ERE) : service d’expédition numérique sécurisée sans confirmation d’identité par le destinataire.
• SMS et email : utilisée pour une communication directe et instantanée.

Que vous soyez une société de recouvrement ayant besoin de mener une action en justice, ou une entreprise en demande de paiement auprès de prestataires ou de clients, la prestation de service de MySendingBox promet d’adapter vos envois de courrier aux différentes situations. 

Réinventer la gestion des relances de paiement avec MySendingBox

MySendingBox transforme la gestion des lettres de relance de paiement en un processus quasi transparent mais d’une grande efficacité. Cela est possible grâce à une combinaison d’innovations /usages performante :

• Personnalisation et adaptabilité : les entreprises peuvent ajuster complètement les scénarios pour faire payer, réduisant ainsi le temps nécessaire pour les modifications manuelles.
• Convivialité de l’interface : en minimisant les erreurs humaines, la plateforme facilite l’administration des relances pour les paiements.
• Automatisation des processus : cette fonctionnalité assure l’efficacité des envois, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
• Surveillance en temps réel : cette option offre une vision globale sur le statut des envois (des rappels d’échéance de facture notamment) et aide à définir les priorités d’action pour obtenir le meilleur délai de paiement.
• Intégration sans complication : sans nécessiter d’installation complexe, la plateforme s’intègre aisément aux systèmes existants comme les logiciels de gestion des impayés type Axonaut , ce qui permet d’économiser du temps et des ressources.
• Élimination de l’impression des courriers : la mise sous pli et les déplacements pour poster les courriers ne sont plus nécessaires. Ainsi, plus de perte de temps pour éditer une demeure de payer, une lettre de procédure d’injonction.
• Facturation modulable : la tarification s’ajuste selon les besoins spécifiques de chaque entreprise, offrant ainsi une souplesse précieuse, sans abonnement, ni coût récurrent, ni engagement. 

MySendingBox change la donne pour la relance d’impayé 

« Avant d’identifier MySendingBox je ne savais pas que nous pouvions aller aussi loin dans la dématérialisation des courriers simples ou recommandés. En tant qu’avocate, je sais à quel point la gestion du courrier, la mise sous plis et l’envoi de documents sont chronophages pour un juriste. MySendingBox change réellement le quotidien des personnes qui sont contraintes de gérer toute cette paperasse à la main. » explique dans son témoignage Sabine Zylberbogen avocate et fondatrice de Alf.

Alf salue ainsi la performance de MySendingBox et apprécient de pouvoir offrir à ses clients le suivi en temps réel de l’acheminement et la remise en main propre des lettres de relance d’impayés (que cela soit pour les factures arrivées à échéances ou dont la date d’échéance est proche, ou encore pour lancer une procédure de recouvrement amiable),  La mise en place de la plateforme MSB s’est parfaitement déroulée et les tâches chronophages ont rapidement été automatisées. 

Le petit plus selon Sabine ? Des délais brefs de réponses de la part des équipes de MSB. En somme, une prestation de service sans couture. Découvrez une approche simplifiée et plus rapide de l’envoi de lettres de relance de paiement avec MySendingBox.

Cette solution efficace est conçue pour les entreprises ou à implémenter directement au sein de solutions de gestion de tâches quotidiennes existantes. Grâce à son approche innovante, elle offre la possibilité d’améliorer sa trésorerie tout en réduisant les risques financiers liés aux factures impayées.

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