82 % des entreprises ont rencontré des retards de paiement en 2023, révélant un défi de trésorerie significatif dans le tissu économique. Pour le domaine du contentieux et du recouvrement, la gestion des lettres de relance représente un enjeu. 
Ces documents jouent un rôle essentiel dans le processus de récupération des créances arrivées à échéance. Cependant, leur création, envoi et suivi peuvent rapidement devenir des tâches complexes et chronophages. MySendingBox émerge comme une solution innovante, simplifiant considérablement ce processus. Sa plateforme offre une flexibilité inégalée et une efficacité accrue dans la gestion des lettres de relance. Découvrez les avantages de MySendingBox.

Lettre de relance : de l’importance d’une communication professionnelle 

Une lettre de relance est une notification envoyée par une entreprise ou une agence de recouvrement pour informer un client d’une obligation administrative ou rappeler à un débiteur le paiement d’une facture impayée. Son but est de résoudre la situation de manière amiable, en invitant le destinataire à régulariser sa situation afin d’éviter des pénalités ou des poursuites judiciaires. Elle peut être envoyée avant ou après l’échéance d’une facture, initiant souvent un processus de recouvrement amiable.

Que contient une bonne lettre de relance ?  

Incitant à vouloir procéder à son règlement ou à se présenter devant une administration, une lettre de relance efficace combine clarté, fermeté et professionnalisme. Prenons l’exemple d’une lettre de relance pour une facture impayée. Elle doit mettre l’accent sur les informations clés suivantes : 

• L’identité du créancier.
• La date d’échéance de la facture concernée.
• L’indication précise du délai de paiement accordé.
• La notification de l’importance de respecter les meilleurs délais pour éviter les pénalités de retard.
• Une copie de la facture pour offrir au destinataire toutes les informations nécessaires afin de faire payer la somme due sans ambiguïté.
• L’indication d’une potentielle mise en demeure et des conséquences en cas de retard de paiement  (exemple : intérêts de retard) ou d’une absence injustifiée trop importantes.

Notez qu’il existe des modèles de lettre de relance à personnaliser avec le l’identité du créancier, le montant de la facture et la date d’échéance.

Envoi de lettres de relance : séquence type

Les conséquences des impayés peuvent être lourdes pour une entreprise (coût du service contentieux, impact sur les possibilités d’investissement, de recrutement ou de développement, etc.). Voici les étapes habituelles pour obtenir règlement : 

1. Identification des comptes clients en situation de retard de paiement ou dont l’échéance de la facture est proche.
2. Relance préventive en premier lieu et appel téléphonique pour tenter de joindre le mauvais payeur. 
3. Première lettre de relance suite au dépassement du délai de paiement (on parle également d’une lettre de recouvrement).
4. Deuxième lettre de relance dans un délai de 2 semaines. 

Dans ces étapes, les entreprises rencontrent des obstacles tels que : 

• La gestion du volume d’envois.
• L’erreur humaine dans la personnalisation des messages.
• Le choix du canal d’envoi le plus approprié (selon le niveau de relance notamment), etc.

Entreprises de services, banques, agences de recouvrement, administrations publiques ou encore hôpitaux, ont tous recours à l’envoi de lettres de relance en nombre. 

Différents canaux et types d’envois de lettres relances  

MySendingBox, plateforme d’envoi de courrier, propose différentes options d’expédition de lettres de relance : 

• Lettre de relance au format papier (en cas d’absence d’adresse email par exemple, ou si les relances par email échouent)
• Lettre de relance au format électronique, pour plus de rapidité et à moindre coût.

Les types d’envois varient également selon la nature de la relance et les entreprises : 

• Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) : l’un des affranchissements les plus utilisés pour les envois importants, car il garantit la preuve de l’envoi et de la réception du courrier, ce qui est très utile dans le cadre d’un recouvrement.
• Lettre recommandée électronique (LRE) : permet d’envoyer des documents importants de manière sécurisée (comme les mises en demeure par exemple), tout en assurant les meilleures délais possibles et des fonctionnalités comme la preuve de dépôt, l’avis de réception et l’accusé de réception. Il s’agit également d’un envoi idéal pour les lettres de relance.
• Envoi recommandé électronique (ERE) : permet d’envoyer une lettre recommandée électronique à un destinataire spécifique via une plateforme en ligne sécurisée comme MySendingBox. Cette solution numérique est le parfait équivalent du courrier postal au format papier. Il ne nécessite pas de vérification d‘identité forte du destinataire. 
• SMS et l’email : pour un envoi rapide, simple et concis. 

L’avis d’un client MySendingBox : 

« MySendingBox nous permet d’automatiser facilement nos mises en demeure et relances papier ou électronique en fonction de scenarii de relances que nous avons au préalable établis grâce à des règles de transformation personnalisées. L’ingénierie informatique de la plateforme MySendingBox, les critérisations et scénarisations possibles permettent de générer automatiquement nos courriers papier et/ou électronique et d’avoir le suivi de chaque envoi disponible en temps réel sur la plateforme. » 

Sophie Patard, présidente d’Haussmann Recouvrement. 

MySendingBox : solution innovante pour vos lettres de relance

Notre solution permet de simplifier considérablement le recouvrement des entreprises grâce à la gestion des lettres de relance.

Une approche pratique et sécurisée 

MySendingBox se distingue par son approche pratique et sécurisée de la gestion des lettres de relance. En tant que plateforme SaaS et API, elle offre aux entreprises une solution tout-en-un pour l’envoi simplifié de communications de recouvrement comme les lettres de relance pour facture impayée ou lettres de relance administrative.

Innover en améliorant la relation client 

Un des atouts majeurs de MySendingBox est d’optimiser la relation client, en facilitant l’efficacité de la démarche de recouvrement des entreprises en cas de contentieux. Sa capacité à combiner les envois papier et électronique assure une flexibilité maximale pour atteindre les débiteurs par le canal le plus propice. Cette innovation technologique est particulièrement pertinente dans un contexte où la rapidité et l’efficacité de la communication sont indispensables.

À savoir : selon une étude menée par le Cabinet Arc, les délais de paiement entre sociétés sont passés de 10 jours après l’échéance de la facture en 2019 à 18,6 jours en moyenne en 2020. 

En pratique : comment MySendingBox simplifie l’envoi de lettres de relance 

MySendingBox transforme la complexité de l’envoi des lettres de relance en une tâche simple et rapide grâce à son interface intuitive. Voici ses différents atouts :

• Sans installation, c’est une solution full web et clef en main.
• Sans formation, la plateforme est intuitive. L’assistance au paramétrage et à la prise en main est gratuite. 
• Accessible 24h/24, l’outil permet aux entreprises de gérer leurs communications de recouvrement à tout moment et de n’importe où, leur permettant ainsi de se concentrer sur leur cœur de métier.
• Un gain de temps et des économies réalisés grâce à l’API MySendingBox imbriquée sur vos logiciels de recouvrement, permettant d’envoyer des documents directement depuis son poste de travail. 
• La possibilité d’automatiser et de programmer les relances digitales. La plateforme permet également d’ajouter une copie par courrier à destination de leurs clients.
• La prévisualisation des courriers est systématiquement proposée avant l’expédition de la lettre de relance.
• Pour tout courrier déposé sur la plateforme avant midi, l’expédition se fait le jour même.
• Pas besoin d’imprimer les courriers, aucune mise sous pli à effectuer, et inutile de se déplacer pour les poster.

L’avis d’un client : 

« Grâce à MySendingBox nous allons pouvoir automatiser les relances clients. C’est un dispositif qui est aujourd’hui primordial pour gagner du temps dans le recouvrement à l’amiable. On remarque que la digitalisation des processus est au cœur des préoccupations des entreprises car cela permet de rendre des pratiques redondantes beaucoup plus simples et rapides. » Jack-Hermann Ntoko COO & Co-Founder de TradeIn 

MySendingBox, votre partenaire contentieux et recouvrement

La flexibilité de MySendingBox s’étend également à son modèle tarifaire, conçu pour s’adapter au volume d’envois de chaque entreprise. Cette adaptabilité en fait un partenaire idéal pour tout type d’entreprise. Des petites structures aux grands groupes, chacune a des besoins spécifiques en matière de recouvrement.

En répondant à ces besoins variés, MySendingBox démontre son engagement à fournir une solution de recouvrement amiable efficace, réduisant le besoin de recourir à des mesures plus contraignantes telles que le recouvrement judiciaire. Faire payer ses clients relève parfois du parcours du combattant et les relances téléphoniques et emails ne suffisent pas toujours dans le cadre d’un retard de paiement.

MySendingBox permet l’envoi de lettres de relance via différents canaux sécurisés, notamment pour les sociétés faisant face régulièrement à des procédures de recouvrement. Avec son intégration simple, sa rapidité d’exécution et sa facturation agile, les utilisateurs de MySendingBox sont déjà nombreux à être conquis.

Découvrez plus de détails sur l’envoi de lettres de relance pour les logiciels de gestion de contentieux.