Envoyer une lettre recommandée est une démarche quotidienne et récurrente pour de nombreuses entreprises. Ce type d’envoi permet d’expédier un document en toute sécurité et d’obtenir une preuve de dépôt et un accusé de réception. Dans cet article, explorons tout ce qu’il faut savoir sur l’envoi d’une lettre recommandée, que ce soit au format papier ou électronique ainsi que les avantages (comme programmer votre envoi, recevoir une preuve de distribution, etc.) d’utiliser une plateforme en ligne comme MySendingBox.

Qu’est-ce qu’une lettre recommandée ? 

Une lettre recommandée est un courrier assurant une preuve de dépôt et généralement de réception. Elle peut être envoyée sous forme de papier ou électronique. La gestion de l’envoi d’une lettre recommandée peut se faire en ligne (on parle alors d’envoi de lettre recommandée en ligne) ou depuis son bureau de poste.
Une lettre recommandée peut être utilisée dans le cadre de litiges, de procédures judiciaires ou simplement pour sécuriser l’envoi d’un document important comme une convocation à une assemblée générale par exemple. Lorsque le destinataire reçoit la lettre, il doit signer un avis de réception pour attester de la bonne réception du courrier.

Comment envoyer une lettre recommandée ?

Il est possible d’envoyer une lettre recommandée en ligne en passant par un prestataire comme MySendingBox, ou bien de passer par un bureau de poste, mais cela demande plus de temps (déplacement, attente au guichet, mobilisation d’une personne, etc.). L’envoi de lettre recommandée en ligne permet d’opérer différentes typologies d’envois de recommandés. 

Lettre recommandée en ligne au format papier 

Envoyer une lettre recommandé sans vous déplacer, c’est possible même pour la lettre recommandée papier. Découvrez les différents moyens et notamment comment envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception.

La lettre recommandée papier avec accusé de réception (LRAR)

Comment envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception ? Envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception n’est autre que le mode d’envoi de lettre recommandée classique. Cette opération offre la possibilité d’obtenir une preuve de dépôt, et une preuve de réception avec remise en main propre. Il s’agit alors d’un avis de réception, signé par le destinataire.

L’accusé de réception est précieux dans le cadre d’un litige ou d’une procédure judiciaire.
Pour gagner du temps, il est conseillé d’envoyer ses documents importants en ligne, en passant par une plateforme comme MySendingBox. En effet, à la réception du courrier, MySendingBox le convertit immédiatement en lettre recommandée classique. Il est également possible d’envoyer un comme 300 recommandés en un clic ! 

La lettre recommandée papier sans accusé de réception (LR)

La lettre recommandée papier sans accusé de réception est une option ne permettant pas de recevoir de preuve de réception. Ce format est moins utilisé que la lettre recommandée papier avec accusé de réception. Depuis sa plateforme en ligne, MySendingBox propose également d’envoyer un recommandé papier sans accusé de réception. Cette option est relativement moins coûteuse en raison de l’absence de preuve de réception. 

Lettre recommandée en ligne au format électronique

Il est possible d’envoyer une lettre recommandée sans avoir à vous déplacer directement au format électronique. Que cela soit une lettre lettre recommandée électronique (LRE) ou un envoi recommandé électronique (ERE), le gain de temps et d’argent sont non négligeables.

La lettre recommandée électronique (LRE)

La lettre recommandée électronique (ou LRE), désigne une option de plus en plus utilisée. En effet, elle permet d’envoyer une lettre recommandée en ligne sans impression, et de bénéficier d’une preuve de dépôt et de réception. Contrairement à la lettre recommandée papier, il n’y a ni coût d’affranchissement ni d’impression. Par ailleurs, la lettre est acheminée instantanément. 

Envoi très rapide, il offre la possibilité de s’authentifier électroniquement. Cela équivaut à une signature manuelle du destinataire, en raison du protocole de double authentification.
Le contenu de la lettre recommandée électronique est horodaté et conservé de manière très sécurisée. En somme, l’intégrité du document est garantie.

Zoom sur la réglementation : Depuis le 1er janvier 2019, la LRE (Lettre Recommandée Électronique) eIDAS est l’équivalent absolu du courrier recommandé avec avis de réception acheminé par voie postale.

L‘envoi recommandé électronique (ERE)

L’envoi recommandé électronique (ERE) est une solution plus récente qui permet d’envoyer des courriers recommandés en ligne. Ainsi, vous n’avez plus besoin de passer par la case bureau de poste. Au contraire de la lettre recommandée électronique (LRE), l’ERE fait bénéficier d’une preuve de dépôt des deux côtés (de l’expéditeur et du destinataire) et d’un suivi précis du recommandé. Cependant, l’ERE ne requiert pas de double authentification lors de la réception. 

Zoom sur la réglementation : L’article 48 du décret 2020-834 du 2 juillet 2020 autorise désormais l’envoi des convocations, des PV d’AG et des mises en demeure par un Envoi Recommandé Électronique qui a la même valeur juridique que la lettre recommandée avec accusé de réception papier (LRAR).

Quel est le prix d‘envoi d’une lettre recommandée ?

Les prix d’envoi d’une lettre recommandée peuvent varier en fonction du pays, du service postal utilisé et de si vous effectuez l’envoi du courrier recommandé en ligne ou à la Poste.
En France, le tarif d’une lettre recommandée oscille en fonction du poids de la lettre, de la destination et du niveau de recommandation choisi (R1, R2, avec avis de réception ou avec accusé de réception, etc). 

Voici les tarifs moyens de MySendingBox : 

• Lettre recommandée en ligne avec AR et affranchissement inclus : entre 7,46 et 7,67€ (si couleur ou noir et blanc) 
• Lettre recommandée électronique : à partir de 3,49€
• Envoi recommandé électronique : à partir de 2,25€

La voie électronique permet aux entreprises de bénéficier d’un coût très avantageux allant de 50 et 70% d’économie ! Logiquement, plus le document envoyé contient de pages, plus vous réalisez des économies.

Que contiennent les envois de lettres recommandées ? 

Envoyer des lettres recommandées permet d’expédier de manière sécurisée les documents suivants : 

• Réclamations, 
• Lettres de licenciement ou de démission, etc. 
• Contrats et documents juridiques,
• Factures et rappels de paiement,
• Demandes administratives et fiscales,
• Avis de résiliation de contrat,
• Mises en demeure,
• Convocation à une AG, etc.

Focus sur la lettre recommandée internationale

Les entreprises utilisent la lettre recommandée internationale, un service postal, pour envoyer des courriers importants à l’étranger, offrant ainsi une sécurité accrue par rapport à un envoi standard.

Ce service permet aux entreprises d’obtenir une preuve de dépôt, de suivre le courrier jusqu’à sa sortie du pays et de le remettre au destinataire contre signature.

En cas de perte ou de dommage, une indemnisation est prévue. Les administrations et les entreprises exigent souvent ce type d’envoi pour des envois officiels.

Les entreprises ont ainsi la possibilité d’envoyer des courriers importants ou confidentiels en toute tranquillité.

L’envoi peut se faire en choisissant l’option papier recommandé avec ou sans accusé de réception, ou en utilisant des plateformes en ligne telles que MySendingBox.

Les entreprises peuvent activement envoyer des documents importants tels que des contrats, des actes notariés ou des lettres de réclamation en recommandé international.

Les délais de livraison varient généralement de 5 à 10 jours ouvrables, selon la destination. Les tarifs dépendent du poids, de la destination et du mode d’envoi choisi.

Le suivi de la lettre peut être effectué en utilisant un numéro de suivi fourni lors de l’envoi. Il est possible d’envoyer une lettre recommandée internationale vers la plupart des pays du monde, mais il est recommandé de se renseigner sur les tarifs, les délais et les exigences spécifiques de chaque pays.

Quels sont les avantages d’utiliser MySendingBox pour vos envois de recommandés ? 

MySendingBox est une plateforme en ligne qui permet d’envoyer des lettres recommandées de manière simple, rapide et sécurisée. Voici les avantages de cette solution :

• La simplicité : MySendingBox ne nécessite aucune installation et aucun engagement de la part de l’utilisateur. Il suffit de créer un compte sur la plateforme pour pouvoir envoyer des lettres recommandées en quelques clics.
• La possibilité d’envoyer des recommandés en masse ou à l’unité, et rapidement : si vous avez besoin d’envoyer un grand nombre de lettres recommandées, MySendingBox vous permet de le faire rapidement et facilement.
• Un gain de temps majeur pour les entreprises : MySendingBox permet de programmer l’envoi de vos courriers recommandés à l’avance, ce qui peut être très utile pour les entreprises.
•  Plus de temps perdu à recopier les recommandés et à se déplacer en bureau de poste.
• Service de réclamation inclus en cas de perte ou de vol du recommandé : en cas de perte ou de vol de votre lettre recommandée, MySendingBox se charge de gérer la réclamation auprès de la poste.
• Une preuve de dépôt et une preuve de réception avec signature du destinataire si besoin : MySendingBox vous permet d’obtenir une preuve de dépôt et une preuve de réception pour chaque lettre recommandée envoyée.
• Des modèles de lettres à votre disposition en cas de besoin : nous proposons des modèles de lettres recommandées pour vous aider à rédiger votre courrier.
• L’envoi instantané de votre lettre recommandée grâce au recommandé électronique. 
• Envoyez votre courrier recommandé en toute sérénité, MySendingBox c’est rapide et sécurisé. 

En conclusion, MySendingBox est une solution pratique, économique et efficace pour envoyer des lettres recommandées en ligne. Que ce soit pour un envoi unitaire ou en masse, la plateforme offre des services adaptés aux besoins de chaque entreprise. Testez la plateforme et organisez l’envoi de vos courriers recommandés.