Dans un cadre professionnel, envoyer des courriers importants ou confidentiels, nécessitant une preuve de dépôt et un accusé de réception est nécessaire dans de nombreux corps de métiers. La lettre recommandée répond à ce besoin spécifique. Constituant une preuve légale de l’envoi et de la réception du courrier, elle offre une sécurité juridique en cas de litige. 

Dans ce guide complet, nous allons voir comment envoyer une lettre recommandée en entreprise et tous les éléments à connaître pour ce type d’envoi, notamment les différentes options possibles, les coûts et les délais d’envois, les avantages de passer par une plateforme web comme MySendingBox.

Qu’est-ce que la lettre recommandée?

Une lettre recommandée est un type d’envoi de courrier garantissant au destinataire une preuve de déposition ainsi qu’une preuve de réception lors de la livraison. Cela signifie que l’expéditeur (entreprise ou particulier) paye un coût supplémentaire pour que le service postal fournisse un accusé de réception. 

La lettre recommandée est généralement utilisée pour envoyer des documents importants tels que des contrats, des documents légaux, des avis de recouvrement, des résiliations, des réclamations, des relances de paiement ou encore des notifications de licenciement. Elle peut également être employée pour des documents officiels, ou pour prouver que le courrier a été envoyé à une certaine date.

La lettre recommandée suit une méthode plus sécurisée d’envoi de courrier, fournissant une preuve de distribution  et d’acceptation, ce qui peut être important dans les situations où la preuve de l’envoi est importante.

Pourquoi envoyer une lettre recommandée?

Les entreprises, particulièrement, envoient des lettres recommandées pour les raisons suivantes : 

• Elles bénéficient d’une preuve de dépôt : la lettre recommandée classique offre une preuve de dépôt, ce qui peut être important pour les entreprises envoyant des documents importants ou des produits de valeur. Avec la preuve de livraison, l’entreprise peut prouver facilement qu’elle a envoyé le courrier et que le destinataire l’a bien reçu.
• Elles assument leur responsabilité envers le destinataire : lorsque l’entreprise envoie des documents importants, elle a la responsabilité de s’assurer que le destinataire les reçoit. Si le courrier est perdu ou n’arrive pas à destination, cela peut entraîner des conséquences pour l’entreprise. En utilisant une lettre recommandée, l’entreprise peut démontrer qu’elle a pris les mesures nécessaires pour s’assurer que le courrier a été livré.
• Pour s’assurer du respect des délais : dans certains cas, l’entreprise doit respecter des délais stricts pour l’envoi de documents ou de paiements. En utilisant une lettre recommandée, elle peut s’assurer que le courrier arrive à temps et qu’elle a respecté les délais impartis.
• Pour des raisons de confidentialité : les entreprises peuvent également avoir besoin de protéger la confidentialité de certains documents. En utilisant une lettre recommandée, une société peut s’assurer que le courrier est remis directement au destinataire, ce qui réduit les risques d’interception ou de vol.

Comment envoyer une lettre recommandée?

Envoyer une lettre recommandée en interne

Si vous souhaitez envoyer une lettre recommandée classique en interne, vous pouvez utiliser le service d’envoi de recommandé de La Poste. Cela implique de réaliser l’opération manuellement : impression, mise sous pli, affranchissement et déplacement en bureau de poste ou avec une machine à affranchir, ainsi que l’ensemble des activités de gestion du retour des accusés de réception comprenant le scan et l’archivage. 

Comment envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception ? Il suffit de le préciser lors du dépôt du courrier. 

Envoyer une lettre recommandée en externe 

Il est tout à fait possible d’externaliser ses envois de lettres recommandées. En effet, les entreprises ont parfois la nécessité d’envoyer de nombreuses lettres recommandées par semaine. Cela s’avère chronophage et coûteux en temps humain. Heureusement, il existe des sociétés spécialisées dans l’envoi de lettres recommandées. 

Elles prennent en charge l’envoi de vos courriers recommandés, de l’impression à la livraison. La plateforme internet MySendingBox propose entre autres l’envoi de lettres recommandées avec ou sans accusé de réception. Pour ce faire, c’est très simple : vous pouvez confier l’envoi de votre lettre recommandée en ligne à ce tiers de confiance. 

Envoyer une lettre recommandée en ligne 

Une entreprise comme MySendingBox permet justement de réaliser l’expédition de vos courriers importants sous forme de recommandé. Le principe est simple : l’entreprise télécharge ses documents à envoyer en recommandé sur une plateforme en ligne, ainsi que les adresses des destinataires. MySendingBox s’occupe du reste : 

• impression physique, 
• mise sous pli, 
• affranchissement, 
• envoi en recommandé aux destinataires, 
• activation du suivi / tracking.
• activation de la gestion électronique de l’accusé de réception. Ce dernier est scanné par MySendingBox et mis à disposition sur la plateforme. 

Les différents canaux d’envoi de lettres recommandées 

Le recommandé papier

Le recommandé papier peut être envoyé avec ou sans accusé de réception (AR)

Recommandé papier avec AR

Le recommandé papier avec AR (accusé de réception) est un recommandé classique, excellent moyen de s’assurer que votre courrier est reçu par le destinataire. Avec cette option, vous recevez une preuve de réception officielle attestant que la lettre a été livrée. Cette option est souvent utilisée pour les documents importants tels que les contrats, les documents légaux, les avis de recouvrement, les avertissements de paiement en retard, ou encore les notifications de licenciement.

Recommandé papier sans AR

Le recommandé papier sans AR est une option moins chère pour l’envoi de lettres recommandées. Bien qu’il n’y ait pas de preuve de réception officielle, vous pouvez prouver que la lettre a été envoyée. Cette option est souvent utilisée pour les courriers moins importants, tels que les notifications de routine ou les documents de faible importance.

Le recommandé électronique 

Le recommandé électronique est une option plus récente pour l‘envoi de lettres recommandées. La lettre recommandée numérique offre une alternative à l’envoi de lettres recommandées traditionnelles et apporte des avantages tels que la rapidité, la sécurité, et la traçabilité. Il existe deux types de lettres recommandées électroniques : les LRE et les ERE.

La LRE (lettre recommandée électronique)

Les lettres recommandées électroniques (LRE) sont des courriers électroniques offrant une preuve de réception officielle. Le destinataire doit accepter la lettre recommandée électronique et prouver son identité avant de pouvoir la recevoir. Les LRE sont souvent utilisées pour les documents électroniques tels que les factures électroniques, les relevés bancaires électroniques, ou les contrats électroniques.

L’ERE (envoi recommandé électronique)

Les envois recommandés électroniques (ERE) sont une autre option pour l’envoi de lettres recommandées électroniques. Il s’agit d’un envoi tracé, sans vérification d’identité forte du destinataire. Cependant, sa valeur légale est reconnue pour certains courriers – comme les convocations et PV d’AG, les mises en demeure de syndics, etc.

Avantages des recommandés dématérialisés : 

• Un coût très avantageux représentant entre 50 et 70% d’économie. Un recommandé papier classique est généralement facturé entre 5 et 7€. De son côté, une lettre recommandée dématerialisée coûte entre 3€ et 4€ et l’ERE affiche un coût d’environ 2€.
  Le petit plus ? Plus le courrier envoyé comporte de pages, plus l’entreprise réalise des économies. 
• La preuve du contenu : la transparence des documents transmis – et donc leur valeur juridique – est garantie en raison de l’horodatage qualifié et la signature électronique. Cela est possible avec un cachet avancé permettant de sceller les documents envoyés.
• Un réel gain de temps : et comment ! Comme il n’y a pas d’acheminement, le destinataire est instantanément notifié de l’envoi du recommandé.

Focus sur eIDAS

L’envoi de lettres recommandées électroniques est soumis à la législation européenne. En effet, l’Union européenne a adopté une réglementation appelée eIDAS (règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur).

Le règlement eIDAS fournit un cadre réglementaire pour les services de confiance électroniques (ETS), ce, dans toute l’Union européenne. Les ETS incluent les signatures électroniques, les cachets électroniques, les certificats électroniques, et les services de livraison de courrier électronique recommandé.

Les fournisseurs de services de confiance électronique doivent être enregistrés auprès des autorités compétentes et suivre des procédures de sécurité strictes pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données. L’utilisation de l’eIDAS permet aux entreprises de bénéficier d’une sécurité élevée lors de l’envoi de lettres recommandées électroniques. 

Quels types de courriers envoyer en recommandé?

Tout type de courrier important peut être expédié en recommandé par les entreprises. Découvrez des exemples de courriers à envoyer en recommandé :

• Les lettres de résiliation de contrat : en effet, à la résiliation d’un contrat, l’avis de réception du contrat est une obligation légale devant être communiquée par l’entreprise.
• Les lettres de mise en demeure et réclamations si votre entreprise doit réclamer un paiement ou une autre restitution.
• Les convocations à une assemblée générale 
• Les lettres adressées à un service d’administration 
• Les envois de documents confidentiels ou sensibles : cela assure la confidentialité et la sécurité des informations véhiculées.

Quel est le tarif d’une lettre recommandée ?

Quel est le prix d’envoi d’une lettre recommandée, et d’une lettre recommandée avec AR ? Il existe différents tarifs pour les lettres recommandées en fonction de leur tranche de poids, de leur destination et du niveau de suivi choisi. Voici un aperçu des différents tarifs :

Tarif d’une lettre recommandée avec accusé de réception 

Le tarif d’un courrier recommandé avec accusé de réception varie selon plusieurs facteurs : le poids de la lettre, le pays de destination (s’il s’agit de la France métropolitaine ou non), et le niveau de recommandation (R1, R2, R3).

En France, pour l’envoi d’un courrier national standard R1 jusqu’à 50g, le prix de la lettre recommandée avec accusé de réception est de 5,52 € en 2023. Pour un envoi de lettre recommandée à l’international, les tarifs changent selon le pays de destination et le poids de l’envoi. Ces tarifs sont soumis à des changements et varient en fonction des politiques tarifaires de la Poste. 

À savoir : avec MySendingBox, il est possible d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception en ligne, depuis votre ordinateur. 

Tarif d’une lettre recommandée sans accusé de réception 

Le tarif d’une lettre recommandée sans AR est plus bas que si vous choisissez l’option avec AR. Une fois encore, le tarif de courrier dépend du poids, de la destination, ainsi que du niveau de garantie sélectionné. 

Prix de courriers recommandés électroniques 

Le tarif est moins cher que celui d’une lettre recommandée avec AR car il n’y a pas de frais supplémentaires pour l’avis de réception (présent dans le cas de la LRE comme de l’ERE).

Prix d’une lettre recommandée électronique*

 Voici les prix MySendingBox d’une lettre recommandée électronique : 

• 3,49€  pour l’envoi de 0 à 100 courriers
• 3,45€  pour l’envoi de + de 100 courriers
• 3,40€  pour l’envoi de + 1000 courriers

Prix d’un envoi recommandé électronique *

 Voici les prix d’un envoi recommandé électronique avec MySendingBox : 

• 2,25€  pour l’envoi de 0 à 100 courriers
• 2,15€  pour l’envoi de + de 100 courriers
• 1,95€  pour l’envoi de + 1000 courriers

*prix indicatifs 2023

Production, acheminement et délais d’envoi d’une lettre recommandée 

Combien de temps met une lettre recommandée à être distribuée ? Le délai d’acheminement d’une lettre recommandée dépend de plusieurs facteurs tels que : la destination, le mode d’acheminement, le type d’envoi (papier ou électronique). 

Les délais de production et de dépôt peuvent également varier en fonction du mode d’envoi choisi. Si vous envoyez une lettre recommandée en ligne, le délai de production et de dépôt sera généralement plus court que si vous utilisez les services de La Poste ou d’une autre société éditique spécialisée comme MySendingBox.

Comment se passe le suivi d’une lettre recommandée?

Comment suivre une lettre recommandée ? Le suivi d’une lettre recommandée  avec accusé de réception ou sans accusé de réception est possible grâce à un numéro unique remis lors de son dépôt. Les entreprises peuvent ainsi suivre toutes les étapes de vie de leurs courriers importants, de l’envoi à leur distribution.

Ce service est proposé par la Poste et certains prestataires de service comme MySendingBox pour offrir aux entreprises la possibilité de suivre leur courrier. Les informations de localisation du courrier recommandé sont régulièrement mises à jour afin de permettre aux entreprises expéditrices de connaître l’avancement de leur envoi instantanément. 

Quel est le cycle de vie de la lettre recommandée ?

Le cycle de vie de la lettre recommandée diffère si elle est papier ou électronique, voici les principales différences.

Cycle de vie de la lettre recommandée papier 

Le cycle de vie d’une lettre recommandée dépend des différentes étapes du processus d’envoi et de distribution. Ci-dessous, les étapes générales du cycle de vie d’une lettre recommandée :

1. Dépôt : la lettre recommandée est déposée par l’expéditeur auprès du bureau de poste ou de l’entreprise de livraison effectuant la prise en charge. Celui-ci lui remet une preuve de dépôt. Dans le cas de l’envoi d’un courrier recommandé en passant par un service comme MySendingBox, l’entreprise dépose le document directement sur la plateforme en ligne et n’a pas à se déplacer avec son courrier. 
2. Tri : la lettre est ensuite triée et acheminée vers le centre de distribution correspondant à la zone de destination.
3. Transport : le courrier recommandé est transporté par voie terrestre, aérienne ou maritime, selon la distance à parcourir.
4. Distribution ou remise en main propre : La lettre est ensuite livrée au destinataire par le facteur ou le livreur de la société de transport. Selon le choix opéré par l’expéditeur, le livreur doit obtenir une signature de réception.
5. Retour éventuel : si le courrier n’ a pu être livré au destinataire, il est retourné à l’expéditeur avec une notification de non-distribution ou remis au bureau de poste le plus proche. Le facteur laisse ainsi un avis de passage, permettant au destinataire de prendre connaissance de la présence du courrier en bureau de poste.

Le temps consacré à chaque étape varie en fonction de plusieurs facteurs : la distance parcourue, le mode de transport, les procédures de tri et de distribution locales, le niveau de recommandé sélectionné (comme la lettre recommandée R1), etc.

Cycle de vie de la lettre électronique 

Voici les différentes étapes du cycle de vie de la lettre recommandée électronique : 

• Bien choisir son prestataire de service : MySendingBox est reconnu comme fiable et efficace et s’appuyant sur un service certifié eIDAS . 
• Rédiger la lettre : rédiger sa lettre sur un ordinateur, en utilisant un traitement de texte. 
• Ajoutez des pièces jointes si besoin.
• Sélectionnez le destinataire : Entrer l’adresse e-mail du destinataire de la lettre recommandée électronique.
• Signer sa lettre : il est nécessaire de signer la lettre électroniquement en utilisant un certificat numérique. L’entreprise utilise un certificat numérique fourni par le prestataire ou peut en utiliser un qu’elle possède déjà .
• Envoyer sa lettre : lorsque la lettre est prête à être envoyée, il suffit de cliquer sur « envoyer la lettre »
• Suivi de la livraison : il est possible de vérifier si la lettre a bien été remise au destinataire et si elle a été ouverte. La personne a 15 jours pour récupérer sa lettre recommandée électronique. MySendingBox fournit les informations de suivi afin de suivre la livraison de votre lettre et plus particulièrement pour savoir si le destinataire l’a bien ouverte.

A savoir: la lettre recommandée électronique a deux avantages principaux :

• moins chère que la version papier
• délivrée en quasi temps réel.

Zoom sur la lettre recommandée internationale

La lettre recommandée internationale est un service postal utilisé par les entreprises pour envoyer des courriers importants et confidentiels à l’étranger. Elle offre plusieurs avantages, tels qu’une preuve de dépôt, un suivi jusqu’à la frontière et une remise contre signature au destinataire. En cas de perte, de vol ou de dommage, une indemnisation forfaitaire est prévue.

Ce service est particulièrement utile pour les envois officiels, car il fournit une preuve légale en cas de problème.

Il existe plusieurs méthodes pour envoyer une lettre recommandée internationale. La méthode traditionnelle consiste à envoyer le courrier sur papier, avec ou sans accusé de réception. Une alternative pratique est l’utilisation de services en ligne tels que MySendingBox, qui s’occupent de l’impression, de la mise sous pli et de l’envoi recommandé dans le pays de destination, offrant également un suivi en temps réel.

Les lettres recommandées internationales peuvent contenir divers documents importants tels que des contrats, des actes notariés, des lettres de réclamation ou des documents administratifs. Les délais de livraison varient généralement de 5 à 10 jours ouvrables selon la destination.

Il est possible d’envoyer une lettre recommandée internationale vers la plupart des pays du monde, bien que les tarifs et les délais puissent varier. Il est important de se renseigner sur les exigences spécifiques de chaque pays en matière de documents et de formalités douanières.

Quels sont les avantages de MySendingBox pour la lettre recommandée? 

MySendingBox est la meilleure solution professionnelle pour envoyer des courriers recommandés à l’unité ou en masse et pour archiver les preuves de dépôt et l’historique des envois. La plateforme en ligne permet : 

• Un choix d’envoi de lettres recommandées sur des canaux différents: l’envoi de courrier recommandé papier mais également l’envoi de courrier recommandé électronique LRE et ERE.

• La possibilité de programmer votre envoi de courriers recommandés électroniques en quelques clics ou des courriers recommandés avec ou sans accusé de réception papier. 
• D’envoyer des courriers unitairement ou en masse depuis votre ordinateur. Cela permet de gagner du temps et d’augmenter la productivité des collaborateurs des entreprises. En effet, déléguer l’envoi de courrier à une plateforme en ligne permet de réaliser des tâches à plus forte valeur ajoutée. 
• De réaliser des économies, sur le temps humain consacré à l’envoi de lettres recommandées mais aussi sur le stockage et le coût du matériel nécessaire : papier, encre, imprimantes, etc. 
• De délivrer instantanément le courrier si vous choisissez le recommandé électronique et d’obtenir automatiquement une preuve de dépôt et un accusé de réception sans avoir à se déplacer au bureau de poste. 

• MySendingBox propose également des options de suivi et de relance manuelle en cas de non-réponse du destinataire. 
• En cas de perte de votre recommandé, la réclamation est prise en charge directement par MySendingBox
• Enfin, les entreprises bénéficient d’une plateforme sans engagement, simple d’utilisation et ne nécessitant pas d’installation.

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