Dans cet article, nous allons mieux appréhender le mécanisme de dématérialisation du courrier sortant et son impact sur la productivité de vos fonctions supports dans votre entreprise.
Factures, devis, relances, mises en demeure, etc, autant de documents que les entreprises doivent envoyer en masse.
Le faire manuellement est très chronophage et freine souvent la productivité des collaborateurs. Heureusement, il est désormais possible d’externaliser l’envoi de ces courriers en masse ou unitaires grâce à la dématérialisation du courrier.
Qu’est-ce que la dématérialisation du courrier ?
La dématérialisation des courriers sortants est une pratique qui consiste à confier le traitement, l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi de ces courriers à une entreprise tiers. C’est très simple, via une plateforme comme MySendingBox, il suffit de télécharger ses documents en ligne. Nous nous occupons de tout.
Cela peut inclure des devis clients, des courriers administratifs, des lettres recommandées, et bien plus encore.
Le but : réduire le temps et les coûts associés à la gestion des documents sortants.
Tous les acteurs économiques ou tous les services d’une entreprise vont pouvoir dématérialiser la gestion de leur courrier : marketing, juridique, commercial, etc.
L’objectif principal de la dématérialisation de courrier est de limiter les tâches chronophages au sein de votre entreprise.
Quels types de courriers dématérialisés envoyer ?
Il est possible de dématérialiser de nombreux types de courriers en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise.
Voici quelques exemples spécifiques de courriers et documents que vous pouvez dématérialiser :
- des résiliations de contrat infra-annuelles (RIA),
- des lettres de recouvrement,
- des bulletins de paie,
- des relances impayées
- des convocations à des Assemblées Générales,
- des offres promotionnelles,
- des courriers d’information à destination des salariés,
- des courriers de rupture de contrat,
- des courriers relatifs à des procédures judiciaires,
- des courriers de mise en demeure,
- des courriers d’avertissement, etc.
Quels sont les avantages d’envoyer du courrier dématérialisé en entreprise ?
Parmi les avantages de la dématérialisation de courriers, vous apprécierez:
- La réduction des coûts liés au temps humain consacré à réaliser l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi des documents à vos destinataires.
- La dématérialisation du courrier sortant permet de réduire les tâches administratives chronophages liées à la gestion du courrier. Les documents papier doivent être triés, classés et stockés manuellement. En utilisant l’envoi de courrier dématérialisé, les documents sont stockés électroniquement puis imprimés ensuite par une plateforme comme MySendingBox.
- La réduction de vos stocks de papier et d’encre. En effet, tout se joue désormais depuis votre ordinateur.
- La diminution de vos coûts d’affranchissement, vous bénéficiez en effet dès votre 1er envoi de tarifs réduits
La mise en place avec MySendingBox est très simple, notre service client et commercial sont à votre écoute pour vous accompagner dans votre démarche.
Les différentes options de dématérialisation du courrier
Il existe deux principaux types de courriers dématérialisés : le courrier simple et le courrier recommandé avec ou sans accusé de réception.
Pour ces 2 types de courriers, vous avez le choix entre un envoi par canal papier, électronique ou encore un couplage entre papier et électronique.
Il est possible de dématérialiser des envois unitaires ou en nombre, vous avez le choix.
La dématérialisation du courrier simple
Un courrier simple est une lettre ou un document physique qui est envoyé à une adresse spécifique par la poste, sans option de suivi ou de preuve de livraison. Cela signifie que l’expéditeur n’aura pas de possibilité de suivre la bonne réception de son envoi. Les courriers simples sont généralement moins chers que les envois recommandés ou les envois avec accusé de réception, mais ils comportent un risque de perte ou de non-livraison. Les courriers simples peuvent être utilisés pour envoyer des communications non critiques ou non confidentielles, tels que des lettres informelles, des cartes de vœux, ou des documents publics.
Même si le courrier électronique devient un mode de communication privilégié en entreprise, certains courriers doivent encore être envoyés sous format papier. Pour cela, il est possible de dématérialiser l’envoi de ce type de courrier. Les entreprises peuvent imprimer les courriers directement en interne et les envoyer ensuite par courrier postal, ou bien les externaliser à des prestataires spécialisés dans la dématérialisation des courriers papier.
Avec MySendingBox, le principe est simple : nous nous chargeons d’imprimer, de mettre sous pli et d’expédier votre courrier par la Poste, à l’unité ou un grand volume de courrier.
Envie d’envoyer des courriers en masse comme des factures ou des devis sans suivi spécifique ni signature ? Le courrier simple est une excellente option.
La dématérialisation du courrier recommandé
Le courrier recommandé dématérialisé est un type d’envoi proposé par certains prestataires de services postaux ou de gestion de documents en ligne comme MySendingBox.
Il permet d’envoyer des documents importants de manière électronique ou par courrier postal traditionnel par l’intermédiaire d’un prestataire externe.
Cette méthode d’envoi de courriers recommandés permet de gérer facilement l’envoi de nombreux recommandés.
Pour le canal papier, les documents peuvent être envoyés en lettre recommandé avec ou sans accusé de réception (LR ou LRAR).
Même si l’envoi au format papier reste très utilisé, de plus en plus d’entreprises choisissent le canal électronique pour leurs envois de recommandés électroniques ou lettres recommandées électroniques.
Comme pour la version papier, deux types d’envois sont possibles : la lettre recommandée électronique (LRE) et l’envoi recommandé électronique (ERE).
Même si le courrier n’est pas envoyé directement depuis votre entreprise, il est possible d’obtenir un accusé de réception et une signature, que ce soit pour des envois papiers ou électroniques.
Besoin de faire parvenir des relances ou mises en demeure en nombre ? Cette solution offre une alternative pour les entreprises qui ont besoin d’envoyer des courriers recommandés régulièrement et de bénéficier d’une preuve de dépôt et d’accusés de réception.
MySendingBox : une solution pour vos besoins de dématérialisation de courrier
Il existe plusieurs solutions pour envoyer du courrier dématérialisé en entreprise, mais toutes ne se valent pas en termes de rapidité et de simplicité d’utilisation. La Poste permet la dématérialisation du courrier, cependant, la solution proposée par MySendingBox (filiale du groupe Corus) tire son épingle du jeu. Voici les principaux avantages d’externaliser et de dématérialiser le courrier avec notre plateforme :
MySendingBox propose un large choix d’options de dématérialisation de votre courrier : courrier unitaire, recommandé papier LRAR, recommandé électronique, couplage papier/électronique, SMS, ou encore option de publipostage courrier pour vos campagnes marketing
- Une impression de qualité des courriers : recto/verso, en couleur.
- Une remise du courrier à la poste rapide.
- Un affranchissement au tarif Grand-compte.
- Un gain de temps sur la gestion du courrier sortant, autrefois fastidieuse. Les entreprises économisent des heures de tri du courrier sortant, de mise sous pli et d’affranchissement de leurs courriers.
- Une économie non négligeable : plus besoin de stocks de papier, d’encre ni d’imprimantes !
- L’historisation des documents dans un espace sécurisé. Ainsi, recherchez et visualisez facilement les courriers envoyés. Si c’est un courrier recommandé, la preuve de dépôt et l’accusé de réception peuvent être consultés directement depuis la plateforme.
- La plateforme offre également des fonctionnalités avancées pour faciliter la gestion du courrier, comme l’interconnexion avec votre CRM.
- Une plateforme simple d’utilisation, sans installation, sans engagement, et surtout, sans attente.
Mettre en place une solution de dématérialisation du courrier comme MySendingBox pour le traitement du courrier est simple et rapide. Cela permet de gagner du temps et de la performance dans la gestion du courrier en entreprise.
Vous avez un projet de dématérialisation du courrier ? Testez notre solution !
